Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) adalah agen federal yang memberlakukan undang-undang untuk melindungi karyawan dan pelamar kerja dari diskriminasi. Di bawah Freedom of Information Act (FOIA), EEOC diharuskan untuk mengungkapkan catatan agensi kepada publik, kecuali jika catatan tersebut dilindungi di bawah salah satu dari sembilan pengecualian.
Lebih dari 16.000 permintaan informasi FOIA diajukan ke EEOC setiap tahun. Permintaan biasanya dibuat oleh individu dan pengacara yang terlibat dalam kasus diskriminasi pemberi kerja.
EEOC baru-baru ini meluncurkan sistem perangkat lunak baru yang diharapkan dapat mempermudah pengiriman dan pelacakan permintaan FOIA.
Ringkasan:
- EEOC menerima lebih dari 16.000 permintaan FOIA untuk catatan agensi setiap tahun.
- Jika rekaman yang diminta termasuk dalam kategori pengecualian, maka EEOC tidak diwajibkan untuk merilisnya.
- Pada tahun 2021, EEOC mengembangkan perangkat lunak baru untuk menyempurnakan proses permintaan FOIA.
Pengertian Undang-Undang Kebebasan Informasi (FOIA)?
FOIA memberi warga AS hak untuk meminta informasi dari pemerintah federal. Ini adalah salah satu undang-undang sinar matahari, yang diberlakukan untuk memastikan transparansi dan pengungkapan dalam pemerintahan dan bisnis.
FOIA hanya berlaku untuk catatan agen federal; negara bagian memiliki undang-undang mereka sendiri tentang mengakses catatan negara bagian dan lokal.
Permintaan FOIA ke EEOC
Banyak dokumen tersedia di situs web EEOC dan ruang referensi publik FOIA, termasuk laporan tahunan, laporan statistik, dan manual kepatuhan. Namun, jika seseorang mencari catatan yang tidak tersedia, mereka dapat mengajukan permintaan FOIA secara tertulis.
Siapa pun dapat mengajukan permintaan FOIA ke EEOC, termasuk individu, perusahaan, organisasi, asosiasi, dan pemerintah. Permintaan sering dibuat oleh individu dan pengacara yang terlibat dalam kasus diskriminasi karyawan.
Misalnya, jika seseorang ingin mengajukan gugatan diskriminasi terhadap majikannya, mereka harus terlebih dahulu mengajukan tuntutan kepada EEOC. Litigator ketenagakerjaan yang terlibat dengan kasus tersebut mungkin ingin mengakses catatan terkait dengan tuntutan yang diajukan.
Dalam hal ini, litigator dapat mengajukan permintaan FOIA untuk mendapatkan catatan tersebut.
Cara Membuat Permintaan FOIA ke EEOC
EEOC mengharuskan Anda membuat permintaan FOIA secara tertulis dan menjelaskan catatan yang Anda minta secara wajar. Ini berarti memberikan sebanyak mungkin informasi tentang rekaman tersebut, sehingga agensi dapat dengan mudah mengidentifikasinya.
Misalnya, Anda harus menyertakan tanggal, lokasi, subjek, nama, dan nomor tagihan atau keluhan. Tidak ada formulir atau format khusus, tetapi permintaan dan sampulnya harus diberi label yang jelas sebagai permintaan FOIA.
Anda dapat mengirimkan permintaan FOIA melalui surat atau online. Jenis catatan investigasi diskriminasi ketenagakerjaan tertentu, serta catatan yang berkaitan dengan kantor distrik tertentu, harus dikirim ke direktur distrik terkait.
Permintaan lain dikirim langsung ke kantor pusat EEOC di Washington, DC
Pada Februari 2021, EEOC merilis sistem perangkat lunak baru, menggantikan sistem enam tahun yang sudah ada. Menurut EEOC, sistem perangkat lunak baru membuat pengiriman dan pelacakan permintaan dan banding FOIA lebih mudah bagi pengguna.
Anda dapat memantau permintaan dan banding, berkomunikasi dengan EEOC, dan bertukar dokumen melalui sistem. Saat ini, halaman Hubungi Kami dari agensi mengatakan bahwa karena staf bekerja di rumah karena COVID, permintaan tidak boleh diajukan melalui surat, faks, atau kurir.
Status permintaan dan banding dapat diperiksa secara online, dan permintaan baru dapat dikirimkan menggunakan kotak masuk email. Semua permintaan FOIA, bahkan yang dikirimkan sebelum peluncuran, dapat diakses menggunakan sistem baru.
Berapa Lama Lamanya Permintaan?
EEOC mengirimkan surat pengakuan dalam waktu 10 hari kalender setelah menerima permintaan FOIA. Surat tersebut mencakup tanggal tanggapan yang diharapkan, nomor pelacakan FOIA, dan informasi kontak.
Setelah EEOC meninjau permintaan Anda, EEOC mungkin akan menghubungi Anda untuk mengklarifikasi atau menyelesaikan masalah apa pun yang ditemukannya. Setelah permintaan “disempurnakan”, EEOC dapat memerlukan waktu hingga 20 hari kerja untuk merespons.
Rekaman yang Anda minta akan dirilis sebagian atau seluruhnya, atau EEOC dapat memutuskan untuk menahan rekaman tersebut. Dalam beberapa kasus, EEOC mungkin tidak dapat menemukan rekaman yang responsif.
Jika catatan Anda ditahan, Anda memiliki waktu 90 hari kalender sejak diterimanya keputusan untuk mengajukan banding. EEOC biasanya akan menanggapi banding dalam waktu 20 hari kerja, kecuali diperlukan perpanjangan.
Jika banding Anda ditolak, Anda dapat meminta mediasi melalui Kantor Layanan Informasi Pemerintah atau melalui Pemohon atau badan tersebut dapat meminta mediasi melalui Kantor Layanan Informasi Pemerintah atau peninjauan yudisial di pengadilan distrik federal.
Pengecualian FOIA
Dalam kebanyakan kasus, EEOC diharuskan mengungkapkan catatan agensi apa pun yang Anda minta. Namun, itu tidak akan membuat rekor baru, melakukan penelitian atau analisis, atau menjawab pertanyaan sebagai tanggapan atas permintaan FOIA.
Selain itu, EEOC tidak diwajibkan untuk merilis catatan yang termasuk dalam salah satu dari sembilan kategori pengecualian berikut:
- Informasi tersebut diklasifikasikan untuk melindungi keamanan nasional.
- Informasi tersebut secara eksklusif terkait dengan aturan dan praktik personel internal lembaga.
- Undang-undang federal lainnya melarang agensi tersebut untuk mengungkapkan informasi tersebut.
- Informasi tersebut merujuk pada rahasia dagang bisnis atau informasi komersial atau keuangan rahasia lainnya.
- Hak istimewa produk pengacara-kerja, hak istimewa pengacara-klien, hak istimewa proses deliberatif, hak istimewa komunikasi kepresidenan, atau hak istimewa hukum lainnya melindungi informasi.
- Mengungkapkan informasi akan melanggar privasi pribadi seseorang.
- Informasi tersebut diminta untuk tujuan penegakan hukum dan, jika dirilis, akan menimbulkan kerugian atau mengganggu proses, investigasi, atau penuntutan.
- Informasi tersebut menyangkut pengawasan lembaga keuangan.
- Permintaan tersebut menyangkut informasi geologis tentang sumur.
Jika informasi tersebut tidak dikecualikan dari pengungkapan, agensi diharuskan untuk memberikan catatan dalam waktu 20 hari kerja.
Bagian 83 Permintaan
Permintaan tertentu untuk file tagihan dapat diajukan sebagai permintaan Bagian 83 alih-alih permintaan FOIA. Permintaan bagian 83 biasanya diproses lebih cepat daripada permintaan FOIA tetapi mungkin tidak berguna.
Misalnya, tidak seperti tanggapan yang diterima dari permintaan FOIA, EEOC tidak memberikan penjelasan mengapa informasi ditahan dari permintaan Bagian 83. Selain itu, Anda tidak dapat mengajukan banding atas keputusan EEOC untuk menahan informasi.
Garis bawah
Berdasarkan FOIA, Anda dapat meminta catatan dari EEOC yang terkait dengan masalah diskriminasi pemberi kerja. Prosesnya tidak selalu cepat, tetapi EEOC telah memperkenalkan teknologi baru untuk mempermudah permintaan, banding, dan korespondensi FOIA.