Ketika kita berbicara tentang “komunikasi”, kita akan langsung membayangkan tentang bagaimana berbicara di depan umum , berinteraksi dalam konferensi atau seminar, mengadakan rapat kerja dengan klien atau mitra bisnis, dan lain sebagainya. Jika diperhatikan, semua aktivitas komunikasi ini menggunakan “mulut” kita untuk menjawab pertanyaan, presentasi , negosiasi , dan juga berkenalan.
Ternyata, tidak semua situasi bisa diselesaikan dengan jawaban dari mulut kita. Ada 3 situasi utama dalam komunikasi yang tidak perlu kita jawab dengan kata-kata dari mulut kita. Dengan kata lain, 3 kondisi ini sangat mendorong kita untuk tutup mulut dan tidak mengatakan apa-apa. Daripada berbicara, kita mendorong rekan pembaca untuk lebih mendengarkan apa yang mereka katakan ketika mereka berada dalam 3 situasi komunikasi ini.
Ketika tidak ada sepatah kata pun yang kita keluarkan dalam situasi ini, bukan berarti kita kalah, tidak mengerti, atau tidak peduli dengan apa yang dikatakan lawan bicara kita. Namun, menutup mulut untuk tidak mengatakan apa-apa adalah solusi terbaik dan paling sopan dalam 3 situasi komunikasi ini.
Apakah rekan pembaca ingin mengetahui situasi komunikasi yang kita maksud? Jika “ya”, mari kita simak penjelasan berikut.
1. Tutup Mulut saat Bertemu dengan Calon Klien Baru.
Ketika kita ingin mendengar lebih banyak, solusinya adalah berhenti berbicara dan mendengarkan orang lain dengan seksama. Dalam dunia bisnis dan pekerjaan, klien adalah mitra bisnis yang berharga. Ketika kita berhadapan dengan calon klien potensial, maka kita perlu mendengarkan semua harapan, keluhan, pujian, atau apapun yang mereka katakan kepada kita.
Jika kita ingin mempromosikan sesuatu kepada calon klien yang berhubungan dengan produk atau jasa kita, tidak apa-apa. Namun, jangan mendominasi percakapan yang terjadi antara Anda dan calon klien ini. Katakan saja beberapa hal penting, dan tutup mulut kita dengan mendengarkan semua yang dikatakan oleh calon klien.
Dengan begitu, mereka akan merasa sangat dihargai oleh kita karena kita telah meluangkan waktu untuk mendengarkan apapun yang mereka katakan. Sikap ini sangat penting untuk diterapkan pada situasi komunikasi seperti ini. Secara tidak langsung, kita sangat menghormati posisi calon klien kita.
2. Tutup mulut Anda saat berhadapan dengan klien yang marah.
Meskipun kita sangat yakin bahwa produk atau layanan kita adalah yang terbaik. Padahal, jika kita yakin bahwa customer service yang diberikan bisnis kita selalu memberikan respon terbaik kepada pelanggan kita, tetap saja akan ada klien yang marah atau pelanggan yang mengeluhkan produk dan layanan kita.
Saat situasi ini kita hadapi, jangan menjerumuskan diri ke dalam lubang yang berbahaya yaitu, menjawab semua perkataan klien yang sedang marah. Tutup saja mulut Anda dan dengarkan semua yang dikatakan oleh klien kita.
Saat Anda marah, tidak ada yang mau diintervensi. Orang yang marah cenderung ingin didengar, bukan dijawab. Mereka ingin orang lain menyadari dan memahami alasan mengapa mereka marah. Dengan kata lain, mereka ingin hati mereka didengar oleh orang lain.
Selain itu, klien yang marah juga ingin masalahnya segera diselesaikan. Jadi, jika kita benar-benar menjawab atau menyanggah semua pembicaraan mereka, sama saja kita melakukan pembelaan diri dan tidak ingin membantu menyelesaikan masalah mereka.
Mendengarkan keluhan dan kritik pedas dari klien yang marah secara langsung atau melalui telepon jauh lebih baik, daripada membaca ulasan negatif dari mereka di media sosial. Nah, lebih baik kita mendengarkan mereka dan segera mencoba menyelesaikan masalah secara langsung kan?
Intinya, dengarkan saja apa yang klien katakan tentang produk dan layanan kita. Semakin kita mencoba membenarkan perspektif, kebijakan, atau situasi yang ada, klien akan semakin marah.
3. Tutup Mulut Saat Mewawancarai Seseorang.
Ini adalah situasi komunikasi ketiga yang mengharuskan kita untuk tutup mulut dan lebih banyak mendengarkan orang lain. Ketika kita mewawancarai seseorang, sudah pasti sebelumnya kita telah menyaring kandidat yang hebat melalui resume dan surat lamaran kerja. Maka ketika calon sudah ada di depan kita, alangkah lebih baik jika kita menyediakan kedua telinga untuk mendengarkan lebih seksama jawaban mereka.
Tutup mulut kita dan beri mereka waktu khusus untuk memberi tahu kita semua yang kita butuhkan. Eits! Namun bukan berarti kita harus pasif dan hanya mengatakan ya. Kita dapat membuka mulut kita ketika kandidat telah menyelesaikan jawaban mereka, atau ketika mereka memiliki sejumlah pertanyaan terkait perusahaan untuk kita.
Diam ketika kandidat menjawab dan menjelaskan pengalaman kerja mereka dapat membantu kita mengukur sejauh mana minat mereka pada perusahaan dan posisi pekerjaan yang mereka lamar. Selain itu, mereka juga akan memiliki kesempatan untuk bercerita dan mengekspresikan diri di luar resume. Dengan begitu, kita bisa menilai apakah kandidat tersebut benar-benar cocok dengan perusahaan kita atau tidak.