Pasti rekan-rekan Career Advice mengenal Steve Jobs sebelumnya, bukan? Nah bagi Steve Jobs, pemimpin yang berhasil menjalankan tugasnya adalah mereka yang dapat berkomunikasi secara bermakna dengan orang lain, terutama kepada para anggotanya. Misalnya, Jeff Bezos telah berhasil mengartikulasikan etos kerja yang diharapkan Amazon kepada karyawannya, sehingga Amazon bisa sesukses sekarang ini. Hal ini menunjukkan bahwa seorang pemimpin sangat perlu menciptakan komunikasi yang efektif agar dapat memberikan kejelasan kepada orang lain, terutama tentang arah dan tujuan bisnis serta hal-hal apa saja yang perlu dilakukan bersama.
Menurut situs web pengusaha, ada 13 cara yang dapat membantu para pemimpin untuk mencapai komunikasi yang efektif, dan kita akan menjelaskan semua cara ini dalam artikel ini. Yuk, langsung saja simak penjelasannya berikut ini.
1. Belajar Menguasai Komunikasi Nonverbal.
Ternyata, komunikasi nonverbal memiliki dampak yang sangat dahsyat, bahkan lebih dari sekedar kata yang terucap dalam komunikasi verbal. Hal ini didukung oleh hasil penelitian yang menyebutkan bahwa komunikasi nonverbal menyumbang 55% dari cara audiens atau lawan bicara memandang presenter (pembicara utama).
Jadi, cara pertama yang perlu dikuasai seorang pemimpin adalah belajar menguasai komunikasi nonverbal , agar orang yang berkomunikasi dengan kita juga merasa nyaman. Selain itu, berkomunikasi dengan jelas dan percaya diri hanya dapat diperoleh jika kita menggunakan bahasa tubuh yang tepat. Misalnya, menghindari postur membungkuk, menundukkan pandangan, tidak melakukan kontak mata secara konsisten, menguap saat mendengarkan, dan sebagainya. Komunikasi nonverbal yang baik akan mengantarkan kita pada komunikasi yang efektif .
2. Beri Penjelasan Lebih Saat Menyampaikan Ide Baru.
Menyampaikan ide-ide baru tidak semudah yang kita bayangkan! Sebagai seorang pemimpin, kita harus tahu bagaimana setiap orang memiliki kemampuan berpikir yang berbeda, jadi kita tidak bisa memukul secara merata, semua orang akan langsung mengerti apa yang kita katakan di penjelasan awal.
Hal ini didukung oleh sebuah penelitian yang dilakukan oleh mahasiswa pascasarjana di Stanford University. Dalam penelitian ini ada sekelompok orang yang akan menyadap melodi atau irama dari 120 lagu terkenal. Dalam hal ini, peserta atau responden lain harus bisa menebak lagu apa yang sedang disadap. Mereka yakin bahwa 50% dari lagu yang ditebak itu benar.
Ternyata, hanya 2,5% yang benar. Dari penelitian ini kita dapat melihat bahwa komunikasi yang jelas diperlukan untuk mencapai komunikasi yang efektif. Dan untuk mencapai komunikasi yang jelas, kita perlu memberikan lebih banyak penjelasan saat menyampaikan ide, terutama ide baru.
3. Kenali Audiens atau Pendengar Anda Lebih Baik.
Agar kita bisa menjadi pemimpin atau pembicara yang berkomunikasi secara efektif, alangkah baiknya jika kita mencoba untuk mengenal orang lain, pendengar atau audiens lebih baik dan lebih dalam. Ini adalah praktik yang cukup mudah, terutama jika ada sedikit audiens sekitar 2-10 orang di forum. Kita bisa mulai dengan mengajak mereka untuk memperkenalkan diri atau mengajukan pertanyaan sederhana lainnya. Misalnya, “Ratna, di mana kamu menghabiskan akhir pekanmu minggu lalu? Adakah disini yang sudah menonton film “Endgame” minggu lalu? Jika demikian, bagaimana menurut Anda? ” Memiliki percakapan ringan bahwa hubungan kita dengan penonton sebelum kita beralih ke topik utama pembicaraan.
4. Selalu Libatkan Pendengar dalam Diskusi.
Meskipun seorang pemimpin atau nara sumber memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik dan tema percakapan yang sangat menarik, selalu penting untuk diingat bahwa fokus pendengar memiliki keterbatasan. Kadang-kadang mereka mungkin kehilangan fokus pada apa yang sedang dibahas di forum. Jadi, untuk menjaga fokus mereka dan mencapai komunikasi yang efektif, kita perlu melibatkan mereka dalam diskusi.
Misalnya, seorang manajer dalam rapat kerja, meminta ide dan pendapat yang diadakan oleh karyawan di sela-sela penjelasannya tentang suatu topik presentasi. Ini akan mengubah rapat kerja menjadi forum diskusi interaktif. Sesekali kita juga bisa mengajukan pertanyaan lain atau bercanda!
5. Sampaikan Poin-Poin Penting di Awal dan Akhir Presentasi.
Setiap kali menjelaskan sesuatu, baik dalam presentasi atau diskusi ringan lainnya, biasakan untuk selalu menjelaskan poin-poin penting percakapan di awal dan akhir penjelasan. Hal ini untuk membantu pendengar menjadi lebih jelas dengan setiap poin penting yang kita sampaikan, sehingga akan terbentuk komunikasi yang efektif.
Misalnya: “Baiklah guys, dalam presentasi ini saya akan menjelaskan tentang (i) nama produk baru perusahaan kita dan (ii) harga terbaru produk baru kita”. Kemudian, ulangi dua poin penting ini di akhir presentasi seperti, “Nah, itu penjelasan tentang (i) nama produk baru perusahaan kita dan (ii) harga terbaru produk baru kita, sampai di sini apakah ada pertanyaan?”.
6. Hindari bantuan visual yang terlalu intens.
Faktanya, Steve Jobs melarang penggunaan PowerPoint sebagai alat bantu visual untuk menjelaskan hal-hal penting tentang Apple, ini bukan hanya tentang rahasia Apple yang harus diamankan, tetapi karena penggunaan PowerPoint yang berlebihan dapat menghambat komunikasi .
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, kita perlu meminimalkan penggunaan alat bantu visual dan mulai berkomunikasi dengan kata-kata seperti, menceritakan kisah menarik dengan bahasa tubuh yang sesuai.
7. Jadilah Pendengar yang Baik.
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, kita perlu membiasakan diri untuk lebih banyak mendengarkan daripada berbicara. Sayangnya, kita sering mendengarkan sesuatu dan langsung buru-buru menjawabnya. Nyatanya, apa yang kita jawab tidak sesuai dengan pesan yang disampaikan orang lain. Kondisi seperti itu seringkali menimbulkan kesalahpahaman dan komunikasi yang tidak efektif. Jadi, mulai sekarang kita akan menjadi pendengar yang baik untuk mencapai komunikasi yang efektif.
8. Terapkan Pendekatan PIP (Tujuan, Kepentingan, Pratinjau).
Pendekatan Tujuan, Pentingnya, Pratinjau (PIP) atau tujuan, minat, pratinjau, ini adalah pendekatan yang sangat direkomendasikan oleh para ahli dan ini juga pendekatan yang digunakan di McKinsey. Pendekatan ini bertujuan untuk memperkenalkan presentasi dengan menyatakan apa tujuan dari presentasi, menyampaikan mengapa presentasi yang akan dibagikan sangat penting, dan terakhir dengan meninjau implikasi dan kemungkinan hasil yang akan diperoleh.
Dari ketiga poin yaitu tujuan, kepentingan dan pratinjau, kita dapat melihat bahwa pendekatan PIP akan memberikan kejelasan kepada audiens melalui tujuan, minat, dan pratinjau sehingga dapat tercipta komunikasi yang efektif.
9. Merekam Presentasi Penting sebagai Dokumentasi Masa Depan.
Daripada membuang waktu dan tenaga untuk mengulang hal yang sama berulang-ulang, ada baiknya kita merekam presentasi kita dan bisa membagikannya dengan mudah. Ini juga bisa menjadi cara yang andal untuk mencapai komunikasi yang efektif. Selain itu, rekaman presentasi kita juga dapat dijadikan sebagai dokumentasi penting di kemudian hari.
10. Memiliki Keahlian dalam Mengatur Waktu.
Seringkali, para pemimpin melupakan batas waktu yang mereka miliki untuk berbicara di depan karyawan. Terkadang, ketika mereka sibuk berdiskusi dengan karyawan atau audiens lain, mereka menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang ditentukan. Kondisi seperti ini tidak jarang menyebabkan komunikasi menjadi kurang efektif.
Agar kita dapat mencapai komunikasi yang efektif, biasakan untuk mengasah kemampuan kita dalam mengatur waktu saat berbicara. Kita perlu memahami kapan kita harus pindah ke topik baru, kapan kita harus mengulang poin-poin penting yang sama, kapan kita bisa memberikan humor dan kapan kita harus serius dalam menjelaskan poin-poin penting.
11. Fokus untuk Mendapatkan Komunikasi yang Efektif.
Mungkin kita memang perlu menyisipkan humor di antara diskusi kita dengan orang lain. Tujuannya agar pembicaraan tidak terlalu serius, sehingga audiens atau pendengar kita bisa santai dan tertawa bersama kita. Namun, dalam dunia profesional, komunikasi yang efektif tidak didominasi oleh humor dan tawa yang berlebihan. Jangan sampai fokus kita melenceng dan lupa menyampaikan poin-poin penting dalam menciptakan komunikasi yang efektif.
12. Tidak Terpaku dengan Teks.
Terlalu terpaku pada kalimat-kalimat yang terdapat dalam teks hanya akan membuat kita menjadi komunikator yang kaku dan membosankan. Bahkan, bawahan atau karyawan akan lebih suka dan merasa lebih terinspirasi ketika mendengar penjelasan dari pimpinannya yang tidak menggunakan teks, buku atau terpaku pada sumber bacaan lain.
13. Meminta Umpan Balik yang Jujur.
Umpan balik tidak hanya perlu diberikan ketika mengevaluasi kinerja. Tetapi untuk mencapai komunikasi yang efektif, kita juga perlu meminta umpan balik dari orang lain. Dalam hal ini, pemimpin dapat meminta umpan balik atau feedback dari rekan kerja seperti CEO, manajer, rekan kerja, bahkan memintanya dari anggota tim.