kanban adalah teknik manajemen proyek yang memungkinkan, visual dan dengan sedikit sumber daya, pemantauan arus produksi. Kesederhanaan sistem, yang menggunakan kartu berwarna atau post-it yang ditempatkan dalam bingkai besar dan terlihat jelas untuk menunjukkan status tugas, membuatnya sangat berguna dalam proyek TI.
Ini adalah alternatif yang lebih mudah digunakan dan dipahami daripada sistem kompleks yang mencakup spreadsheet yang harus dilakukan, daftar tugas, dan email yang tidak ada habisnya. Dengan menggunakan kanban dalam TI, informasi tentang pembaruan status aktivitas proyek dapat diperoleh dengan cara yang sederhana dan cepat.
Untuk membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang teknik ini, yang, meskipun sangat tua, tetap inovatif, kita membuat posting ini. Di dalamnya Anda akan mengetahui sejarahnya, pentingnya kanban dalam TI , serta beberapa tips untuk menerapkannya dalam proyek Anda. Bacaan yang bagus!
Sejarah kanban
Kanban lahir di Jepang pada 1950-an. Insinyur Toyota Taiichi Ohno, yang terinspirasi oleh buku Henry Ford “Today and Tomorrow” dan metode penggantian barang di rak supermarket Amerika, mengembangkan dua metodologi: JIT (Just in Time) dan kanban.
Pada saat itu, Toyota sedang mengalami krisis yang dapat mendorongnya ke dalam kebangkrutan, dan perlu menemukan kembali dirinya untuk melanjutkan pertumbuhan. Dalam skenario ini, dua metode, yang menjamin perolehan bahan hanya saat dibutuhkan dan kelincahan lini produksi, sangat penting bagi perusahaan untuk diselamatkan.
Pentingnya kanban dalam IT
Dan ketika datang ke kelincahan dalam aliran produksi , lingkungan TI yang kompetitif dan hampir kacau muncul di pikiran, di mana berita menjadi lama dalam waktu yang sangat singkat. Untuk alasan ini, metode manajemen proyek yang menjamin kecepatan dalam pelaksanaan dan pemantauan tugas sangat diperlukan untuk PMO . Lihat di bawah bagaimana kanban menjadi penting dalam TI.
Meningkatkan proses
Kemudahan memvisualisasikan kemajuan tugas membantu mengidentifikasi kemacetan, menyebabkan penyelidikan penyebabnya. Dengan penemuan ini, menjadi mungkin untuk mengoptimalkan proses terpotong dan, akibatnya, meningkatkan produktivitas dan kualitas pengiriman.
Memiliki produktivitas yang lebih tinggi
Sistem ini memiliki 4 prinsip dasar, yaitu:
- mudah dilihat;
- batas jumlah tugas;
- fokus pada aliran;
- perbaikan terus-menerus.
Jika 4 prinsip ini diikuti dengan benar, dinamisme proyek akan dijamin, yang dikombinasikan dengan peningkatan proses, akan meningkatkan (dan banyak!) Produktivitas tim, karena semua anggota akan memiliki akses ke melakukan daftar dengan cepat itu mudah.
Manajemen TI yang lebih efisien
Peningkatan dalam proses dan peningkatan produktivitas sudah merupakan tanda yang jelas dari efisiensi yang lebih besar dalam manajemen TI yang disediakan oleh penggunaan kanban. Ini karena kesederhanaan metode dan visibilitas, dinamisme, dan kemudahannya.
5 tips tentang cara menerapkan kanban dalam proyek TI
1. Petakan alur kerja saat ini
Langkah pertama dalam menerapkan metodologi apa pun adalah memahami apa yang sedang dilakukan saat ini. Karena setiap tahap proyek diidentifikasi, menjadi lebih mudah untuk mengatur tugas-tugas yang perlu diselesaikan dan menugaskannya kepada manajer Anda. Pada titik ini, penting juga untuk menentukan bagaimana alirannya mulai sekarang. Yang paling umum adalah:
- to do (to do): ini adalah backlog proyek, yang mencantumkan semua tugas yang harus dilakukan terlepas dari jenis, prioritas, dan orang yang bertanggung jawab;
- hari ini (akan dilakukan hari ini): berikut adalah tugas-tugas yang harus diprioritaskan pada saat itu. Sangat menarik bahwa mereka diklasifikasikan, misalnya, sebagai pengujian, peningkatan, koreksi, antara lain, dan setiap kategori memiliki waktu maksimum di papan;
- sedang berlangsung (sedang dilakukan): di kolom ini adalah tugas yang sedang berlangsung atau yang sedang menunggu ketergantungan, misalnya, perolehan perangkat keras tertentu untuk penyelesaiannya;
- done: berikut adalah tugas-tugas yang telah diselesaikan. Mungkin tampak tidak relevan untuk tetap melihat apa yang sudah siap, namun, selain membantu untuk mengetahui seberapa banyak yang telah dicapai dalam periode tertentu, itu masih berfungsi sebagai pemicu motivasi bagi tim.
Tentu saja, langkah-langkah lain dapat dimasukkan ke dalam alur sesuai dengan kebutuhan masing-masing proyek. Dan ini adalah salah satu keuntungan besar dari kanban, karena sangat mudah untuk menyesuaikannya dengan perubahan aliran bila diperlukan. Artinya, manajemen alur tugas itu sendiri tunduk pada perbaikan terus-menerus selama pelaksanaan proyek.
2. Tentukan apa yang akan dipantau dengan kanban
Inilah saatnya untuk membuat daftar dengan tepat apa yang perlu dilakukan , yaitu, untuk menjelaskan masing-masing tugas itu sendiri. Perhatikan bahwa bahkan jika aktivitas baru muncul selama proyek berlangsung, aktivitas tersebut dapat ditambahkan dengan kemudahan yang sama seperti saat mereka terdaftar sekarang.
Adalah penting bahwa mereka dispesifikasikan dengan sangat objektif, sehingga deskripsi mereka dapat dimuat pada kertas tempel atau kartu, sehingga mereka dapat dengan mudah divisualisasikan dan diidentifikasi di papan tulis. Proses yang lebih kompleks harus dipecah sebanyak mungkin menjadi tugas-tugas kecil untuk membantu objektivitas dari apa yang terdaftar.
3. Satukan tim
Sekarang setelah Anda mengetahui seperti apa alur kerja awal Anda dan tugas apa yang perlu dilakukan, inilah saatnya untuk mengumpulkan tim dan mulai menugaskannya ke manajer masing-masing. Pada saat itu, tenggat waktu dan prioritas harus didefinisikan dengan kejelasan yang sama dengan kegiatan yang dijelaskan.
4. Tentukan templat kartu
Yang paling umum adalah menggunakan posting berwarna-nya, masing-masing warna sesuai dengan kategori tugas atau anggota tim. Dalam hal ini, Anda masih dapat menggabungkan warna dengan ukuran posting yang berbeda, mencapai visualisasi yang lebih mudah tentang siapa tugas itu dan berapa lama tugas itu harus dikirimkan.
5. Ukur dan tingkatkan
Dengan proyek yang sedang berjalan dan tugas yang berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya di kanban, mudah untuk memahami apa yang berfungsi dan tidak berfungsi . Selain itu, peluang muncul untuk mendeteksi cara meningkatkan alur kerja, berdasarkan kesalahan dan keberhasilan dari apa yang telah dicapai.
Seperti yang Anda lihat di seluruh posting ini, kanban adalah metode dinamis, mudah diterapkan dan biaya rendah, yang dapat diadopsi baik untuk pengelolaan proyek yang lebih kecil dan lebih kompleks. Hal ini menjadikan kanban dalam TI sebagai alat penting untuk mencapai kesuksesan.
Dan sekarang Anda sudah tahu cara menerapkan kanban di TI, bagaimana dengan memenuhi 4 fungsi manajer dan lebih meningkatkan manajemen proyek proyek Anda?