Tata ruang kantor disebut juga dengan tata ruang kantor . Pengertian tata ruang kantor sendiri menurut Quible (Gie, 2007) adalah tentang bagaimana menggunakan ruang secara efektif dan mampu memberikan kepuasan kepada pegawai atas pekerjaan yang dilakukannya, serta mampu memberikan kesan yang mendalam kepada pegawai.
Sedangkan ahli lain, Terry (Soetrisno dan Brisma, 2009) memberikan definisi tata ruang kantor sebagai penetapan kebutuhan penggunaan ruang secara detail, guna menyiapkan pengaturan praktis faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan pekerjaan kantor di suatu tempat. biaya yang wajar.
Pakar lain, Gie (2007) juga memberikan pernyataan bahwa penyusunan rencana tata ruang kantor harus didasarkan pada alur kerja kantor, sehingga perencanaan ruang kantor dapat membantu pekerja meningkatkan produktivitasnya.
Dengan penataan ruang kantor yang baik, banyak manfaat yang bisa didapat. Beberapa kelebihan atau manfaat dari rencana tata ruang kantor ini antara lain:
- Menghindari pemborosan waktu dan tenaga karyawan, karena berjalan hilir mudik sebenarnya tidak perlu
- Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
- Memungkinkan penggunaan ruang kerja yang efisien, yaitu area lantai tertentu dapat digunakan untuk sebanyak mungkin tujuan
- Mencegah pegawai di bagian lain agar tidak diganggu oleh masyarakat yang mungkin memenuhi bagian tertentu.
Prinsip Penataan Ruang Kantor
Agar penataan ruang kantor ini bisa seefektif dan seefisien mungkin, maka perlu memperhatikan prinsip-prinsip tata ruang kantor yang ada. Prinsip penataan ruang dan penataan ruang harus dilaksanakan dengan tepat.
Menurut Soedjadi (1990), prinsip-prinsip penataan ruang kantor dan penataan ruang kantor yang perlu mendapat perhatian, antara lain:
1# Alur kerja harus diupayakan untuk maju. Sehingga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya deviasi-penyimpanan (crisscrosing), arus bolak-balik (back tracking), dan tubrukan-tabrakan.
2 # Tempatkan setiap karyawan sedekat mungkin dengan:
- Ketua, di mana dia menerima pekerjaannya
- Mesin, peralatan dan peralatan kerja lainnya yang paling banyak digunakan.
- Pemimpin, yang harus selalu mendapatkan bimbingannya secara langsung berkaitan dengan pekerjaan dan tentang penggunaan mesin, peralatan dan perlengkapan.
- Pemimpin lain, yang harus dia temui untuk menyerahkan pekerjaan yang telah selesai.
3 # Manajer harus membuat ruang kerja sendiri untuk setiap orang. karena, mereka dapat dilihat sebagai pusat pemusatan pikiran (Think Tank) dari seluruh organisasi. Kemudian ruangan harus dilengkapi dengan Dictaphone dan Megaphone, serta alat-alat lain yang dapat menghubungkan mereka dengan pemimpin mereka.
4 # Karya-karya teknis seperti balai pengetikan, balai audio visual, reproduksi, fotokopi, stensil, percetakan dan balai kerja administrasi (administrasi) harus disediakan ruangan tersendiri, terpisah dari think tank. Dengan begitu, suara (bising) yang timbul akibat kerja alat kerja tersebut dapat diisolasi.
Pelajari juga:
5# Ruang operasi (operation room) yang merupakan salah satu alat untuk mengontrol kegiatan, tidak boleh terlalu jauh dari kantor manajer puncak.
6 # Unit pelayanan publik sebaiknya ditempatkan di ruangan yang mudah dijangkau, namun tidak mengganggu ketenangan kerja secara keseluruhan.
7 # Ruangan untuk unit-unit yang berhubungan dengan mesin, pergudangan, peralatan besar dan sebagainya sebaiknya ditempatkan di area belakang, sehingga dapat mengurangi kebisingan untuk unit lain.
8 # Diusahakan ada empat tempat kerja beserta perabotannya yang masih ada, jadi jangan dipindah-pindah, supaya tidak membingungkan orang.
9# Untuk menjaga kelenturan gerak tubuh pegawai khusus untuk pekerjaan administrasi, usahakan ruang kerja setiap orang tidak kurang dari 1,5 x 2 m2. Selain itu tetap harus diperhatikan bahwa setiap ruang kerja harus diletakkan meja, kursi, almari, filling cabinet dan sebagainya.
10 # Tempat duduk karyawan harus diatur agar tidak saling berhadapan. Hal ini untuk memastikan bahwa mereka tidak selalu berbicara satu sama lain terkait hal-hal yang tidak penting.
11# Aspek ketenteraman dan keselamatan karyawan harus dijamin dengan menerapkan berbagai hal seperti:
- Ketersediaan alat atau unit pemadam kebakaran, kotak P3K, dan peralatan keamanan lainnya termasuk keamanan di pintu masuk dan keluar
- Pasti ada cara khusus untuk keluar dalam keadaan darurat
- Kebisingan dari mesin yang sedang bekerja harus diisolasi dengan cara khusus, seperti menempatkan mesin di jendela, tidak di ruang depan dan tidak di tengah ruang kerja, terutama saat mesin bekerja, jendela harus dibuka selebar-lebarnya. mungkin.
- Dinding, jendela dan pintu harus terbuat dari bahan yang tidak memperkuat gema, dan jangan lupa untuk selalu mengolesi engselnya.
- Seharusnya pihak instansi sendiri sudah menyediakan semacam kantin murah khusus untuk karyawan. Dengan demikian, orang penjualan dan pengunjung tidak sah lainnya tidak diizinkan masuk. Oleh karena itu, penting untuk memiliki pos jaga di pintu masuk dan pintu keluar.
12# Untuk keperluan pribadi karyawannya, sebaiknya di tempat yang tidak jauh tetapi juga tidak terlalu dekat dengan tempat kerja karyawan, dengan ketentuan:
- WC (toilet) sehat, bersih dan cukup jumlahnya
- Ruang ganti, khusus untuk karyawan wanita
- Wadah air minum yang bersih dan sehat
13 # Untuk pertemuan dan rekreasi, harus ada ruangan atau aula khusus dari ukuran 17,5 x 25 m sampai dengan ukuran 25 x 40 m.
14# Untuk memudahkan tamu menemukan lokasi ruang kerja atau unit pimpinan yang dibutuhkan, maka perlu dilakukan:
- Ruang tamu yang tenang dan cukup lapang
- Denah tanah yang berisi semua unit di agensi dan terletak di ruang tamu.
- Daftar nama pimpinan beserta jabatannya dan nomor ruang kerjanya serta telepon
- Nomor tertentu untuk setiap ruang kerja ditentukan dengan jelas, dan ditempatkan di setiap pintu setiap kamar, di sebelah kiri diberi nomor ganjil, dan di sebelah kanan diberi nomor genap. Angka 0 – 99 untuk basement atau 100-199 untuk kamar di lantai satu atau lantai dasar, sedangkan 200 – 299 untuk kamar lantai dua dan seterusnya.
15# Untuk keindahan dan kesegaran udara di ruang kerja, harus memenuhi persyaratan, antara lain sebagai berikut:
- Terdapat ventilasi atau ventilasi yang memadai dan memungkinkan terjadinya peredaran udara secara teratur
- Tingkat kelembaban yang berkisar dari 45% hingga 60%
- Penerangan dengan menggunakan lampu hemat energi (bukan neon)
16# Kesegaran udara dan keindahan area kerja, hambatan dilakukan dengan adanya:
- Jalan di sekitar tempat kerja cukup sejuk dan lapang
- Taman dengan rumput dan taman bunga segar
- Tempat parkir mobil cukup luas dan tidak terlalu dekat dengan ruang kerja karyawan
17 # Untuk menjaga keluwesan kemungkinan pengembangan dan perluasan di masa mendatang, terutama berdasarkan kemampuan finansial dan perluasan kegiatan, dalam pembangunan gedung, kendala-kendala ditempuh melalui beberapa tahapan, antara lain:
- Pada tahap I, buat bangunan menjadi huruf I (bebas membuat berapa level)
- Pada tahap II, jika dana mencukupi, dilakukan penambahan unit dengan mengubah bangunan berupa huruf I menjadi L
- Selanjutnya, itu ditambahkan ke bangunan berbentuk C
- Selanjutnya, penambahan tersebut dapat mengubah bentuk bangunan menjadi bentuk-O
- Terakhir, bentuk bangunan dapat disempurnakan kembali menjadi bentuk huruf yang menyerupai huruf B.
18# Untuk melaksanakan semua prinsip tata ruang kantor ini, perlu diketahui secara tepat, mengenai aspek-aspek berikut:
- Fungsi dari kriteria pekerjaan yang ada
- Pola dan sistem kerja. Mengingat hal-hal yang berkaitan dengan prosedur kerja, prosedur dan sistem kerja
- Jumlah personel yang ada dan tentang kemungkinan penambahan
- Ruang yang tersedia
- Mesin, perabot, peralatan, perlengkapan dan fasilitas lainnya yang ada dan akan ada untuk memenuhi prinsip ergonomi dan efisiensi.
- Kemampuan finansial
- Letak (lokasi) instansi yang terhubung dengan keadaan daerah sekitarnya.