Salah satu kegiatan perkantoran adalah pengelolaan informasi yang salah satunya bersumber dari dokumen atau arsip. Dengan kegiatan kantor yang selalu berhubungan dengan kearsipan, maka perlu adanya pemeliharaan arsip di kantor.
Tujuan dari pengelolaan ini adalah agar arsip dapat dengan mudah diakses oleh siapa saja yang berkepentingan. Sebelum masuk ke dalam manajemen arsip, Anda perlu memahami dasar-dasar dalam kearsipan terlebih dahulu.
Bab Daftar ☰
Pengertian Arsip
Kearsipan menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan memiliki arti pencatatan kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik., organisasi sosial, dan individu dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
International Standards Organization (ISO on record management-ISO 15489) memberikan pengertian bahwa arsip atau dokumen adalah informasi yang dibuat, diterima, dan dikelola sebagai bukti atau informasi yang digunakan oleh organisasi atau individu untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.
Liang Gie berpendapat bahwa merupakan kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena memiliki tujuan agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan kembali.
Kamus Administrasi Perkantoran menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan naskah yang disimpan secara teratur karena memiliki tujuan agar setiap kali ditemukan dapat dipulihkan dengan cepat. Dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
- Harus memiliki kegunaan/manfaat
- Harus disimpan secara teratur dan terencana
- Dapat ditemukan dengan mudah dan cepat
Jenis Arsip
Menurut subjek atau konten
Berdasarkan pokok atau isinya, arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
- Catatan kepegawaian, seperti data kehadiran karyawan, data riwayat karyawan, surat penunjukan, dll.
- Catatan pemasaran, seperti surat penawaran, daftar pelanggan, pesanan pembelian, surat pesanan, data produk, dan sebagainya.
- Catatan keuangan, seperti penggajian, bukti pembayaran, laporan keuangan, dan sebagainya.
- Arsip Pendidikan, seperti RPP, rapor siswa, daftar hadir siswa, dan sebagainya.
Menurut nilai kegunaan
Klasifikasi arsip berdasarkan kegunaannya dibagi menjadi sebagai berikut:
- Arsipkan informasi, seperti undangan, pengumuman, memo, notifikasi, dll.
- Catatan administratif, seperti keputusan, prosedur kerja, uraian tugas, persyaratan organisasi, dan sebagainya.
- Arsip sejarah, seperti laporan tahunan, foto-foto acara, laporan kegiatan, dan sebagainya.
- Arsip Pendidikan, seperti karya ilmiah, jurnal, program pembelajaran, kurikulum, dan lain sebagainya.
- Catatan keuangan, seperti bukti pembayaran, kuitansi, laporan keuangan, dan lain sebagainya.
- Arsip ilmiah, seperti hasil penelitian
- Arsip hukum, seperti akta tanah, akta kelahiran, surat kuasa, sertifikat perusahaan, dan sebagainya.
Menurut keasliannya
Klasifikasi arsip berdasarkan keasliannya dibagi menjadi:
- Berkas asli, yaitu dokumen langsung dari mesin tik, printer, dengan tanda tangan asli dan stempel legalisasi. Arsip asli adalah dokumen utama.
- Salinan dari salinan, disebut sebagai dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya. Dokumen ini dibuat dengan dokumen asli tetapi ditujukan kepada pihak selain penerima dokumen asli.
- Salinan Salinan, yaitu dokumen yang dibuat tidak sama dengan dokumen aslinya tetapi sama atau sesuai dengan dokumen aslinya.
- Arsip kutipan, yaitu dokumen yang memuat sebagian dari dokumen aslinya.
Menurut fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi:
- Arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari.
- Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam kegiatan kantor sehari-hari secara langsung.
Menurut tingkat manajemen
Penggolongan ini tidak hanya berdasarkan tingkatan kepengurusan tetapi juga penanggung jawab pengelolaannya. Klasifikasinya adalah sebagai berikut:
- Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara terpusat atau di pusat suatu organisasi. Contohnya adalah Arsip Nasional di Jakarta, pusat arsip sebuah perusahaan.
- Catatan unit, yaitu catatan yang berada di unit tertentu dalam organisasi. Contohnya adalah Arsip Nasional Jawa Tengah, arsip di unit pemasaran suatu perusahaan.
Sesuai dengan sifat minatnya
Arsip berdasarkan kepentingan atau urgensinya dapat dibagi menjadi berikut:
- Arsip-arsip penting, seperti arsip pendirian perusahaan, sertifikat tanah, ijazah, akta kelahiran, dll.
- Catatan-catatan penting, seperti laporan keuangan, penggajian, SK, dan sebagainya.
- Catatan yang berguna, seperti surat cuti, daftar kehadiran karyawan, dan sebagainya.
- Arsip tidak berguna, seperti memo, surat undangan, brosur, dan sebagainya.
Menurut bentuk fisik
Klasifikasi ini membedakan arsip berdasarkan bentuk fisik media yang digunakan untuk merekam informasi. Klasifikasinya adalah sebagai berikut:
- Surat
- Berkas digital
- Rekaman
- Disket
- CD
- Mikrofilm
Menurut kekuatan hukum
Dilihat dari segi legalitasnya, arsip dapat dibedakan menjadi:
- Arsip otentik, yaitu arsip yang memiliki tanda tangan asli (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan arsip.
- Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang tidak memiliki tanda tangan asli di dalam dokumen (hanya berupa fotokopi atau jenis salinan lainnya).
Manajemen Arsip
Arsip bukanlah sesuatu yang asing bagi sebuah kantor tetapi tidak semua kantor mampu mengelola arsip dengan baik. Tingkat kesulitan dalam pengelolaan arsip setiap organisasi juga berbeda-beda. Semakin besar suatu organisasi, semakin kompleks manajemen arsipnya dan sebaliknya.
Sebagai sumber informasi manajemen, semua dokumen atau catatan dalam suatu organisasi harus ditangani secara khusus agar terpelihara dan mudah ditemukan jika diperlukan. Pengelolaan arsip di suatu kantor biasa disebut dengan manajemen arsip atau manajemen arsip.
Manajemen arsip didefinisikan sebagai seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaan, pemeliharaan, perlindungan, dan penyimpanan arsip. Pengelolaan arsip juga dapat diartikan sebagai pemeliharaan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pengelolaan arsip terbatas pada aspek POAC (Planning, Orgaizing, Actuating, and Controling)
- Perencanaan (Planning) merupakan kegiatan yang sangat penting karena tanpa perencanaan kegiatan tidak akan berjalan dengan baik. Kegiatan perencanaan dalam pengelolaan arsip meliputi rencana arsip yang akan dilaksanakan, alat media yang digunakan, cara pelayanan kearsipan, hingga cara pemusnahan dan pelestarian arsip.
- Pengorganisasian adalah tindak lanjut dari sebuah rencana. Rencana yang telah dibuat dikoordinasikan dengan anggota organisasi dan dibentuk langkah konkrit untuk implementasinya. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam mengelola arsip, yaitu:
- Karyawan yang kompeten sesuai bidangnya
- Keuangan mendukung arsip rencana pengelolaan
- Peralatan arsip yang memadai
- Sistem atau cara penyimpanan arsip sudah baik
- Sistem manajemen file yang disesuaikan dengan aktivitas manajemen
- Aktuasi yang meliputi kegiatan melakukan langkah-langkah pengelolaan arsip mulai dari penerimaan awal arsip sampai dengan pemusnahan atau pelestarian. Kegiatan ini juga termasuk pemeliharaan arsip dengan pengawasan.
- Pengendalian (Supervisi) adalah pengawasan seluruh komponen pengelolaan arsip agar penyelenggaraan pengelolaan arsip dapat berjalan sesuai standar tertentu, efektif, dan efisien.
Prinsip dalam Arsip
Berdasarkan UU Kearsipan, organisasi dan pengelolaan arsip dilakukan dengan prinsip-prinsip sebagai berikut:
- Asas kepastian hukum, pelaksanaan kesiapsiagaan dilakukan atas dasar hukum dan sesuai dengan aturan undang-undang, serta keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara.
- Asas dapat dipercaya, kegiatan kearsipan harus asli dan terpercaya agar dapat digunakan sebagai barang bukti.
- Prinsip keutuhan, penatausahaan arsip harus dihindarkan dari pengurangan, penambahan, dan perubahan baik dari segi isi maupun fisik yang dapat mengurangi kehandalan arsip.
- Asas asal usul, arsip harus dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip dan tidak bercampur dengan pencipta lainnya.
- Asas kaidah asal, arsip harus diatur sesuai dengan pengaturan aslinya atau dengan kaidah pada saat arsip masih digunakan untuk kegiatan pembuat arsip.
- Prinsip keamanan, arsip harus terjamin keamanannya dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berwenang.
- Asas keamanan, arsip harus dijamin keamanannya dari bahaya baik alam maupun perbuatan manusia.
- Asas profesionalisme, penyelenggaraan kearsipan harus dilakukan oleh pihak-pihak yang profesional dan berkompeten di bidang kearsipan.
- Prinsip ketanggapan, dalam penyelenggaraan kearsipan harus tanggap terhadap persoalan-persoalan yang menyangkut kearsipan atau persoalan-persoalan lain yang berkaitan dengan kearsipan.
- Prinsip antisipasi, organisasi kearsipan harus menyadari perubahan dan perkembangan pentingnya arsip.
- Prinsip partisipasi, penyelenggaraan kearsipan harus memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk berperan di bidang kearsipan.
- Prinsip akuntabilitas, arsip harus dapat mencerminkan suatu kegiatan dan peristiwa dalam arsip sebagai bahan pertanggungjawaban.
- Asas kemanfaatan harus memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
- Asas aksesibilitas, penyelenggaraan arsip harus memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam memanfaatkan arsip.
- Asas kepentingan umum, penyelenggaraan kearsipan memperhatikan kepentingan umum dan menghindari diskriminasi.