Kita memahami bagaimana proses dari suatu organisasi ke serangkaian tindakan dijalankan, biasanya dalam urutan yang sama, oleh seseorang atau sekelompok orang, dan di mana ada pertukaran informasi. Jika tindakan tersebut tidak dilakukan secara efisien, dapat berdampak negatif terhadap tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan , menyebabkan kinerja yang buruk, pelanggan yang tidak puas, duplikasi pekerjaan, produktivitas rendah…
Mengingat kenyataan ini, menerapkan sistem perbaikan proses memungkinkan setiap organisasi untuk mengoptimalkan pengeluaran, memanfaatkan sumber daya dan meningkatkan efektivitas dan daya saing. Oleh karena itu, adalah mungkin untuk menegaskan bahwa sistem manajemen proses ini tidak hanya penting untuk pertumbuhan perusahaan, tapi itu kelangsungan hidup bisnis tergantung pada itu .
Bagaimana menerapkan perbaikan proses langkah demi langkah
1. Identifikasi sektor-sektor yang perlu ditingkatkan
Sangat penting untuk melakukan pemetaan proses yang benar untuk memahami area mana yang perlu ditingkatkan. Menghitung proses dan melakukan analisis mendalam memungkinkan kita untuk menemukan cara kerjanya dan apa yang telah dilakukan secara tidak benar. Penting juga untuk menetapkan tujuan yang jelas dan realistis tentang perbaikan yang akan dilakukan dan menentukan waktu pelaksanaannya.
2. Berkomunikasi
Agar semua orang yang terlibat memahami dan menerima perubahan di masa depan, mereka harus memahami peran apa yang mereka mainkan dalam proyek. Pahami bahwa perbaikan ini akan berdampak positif pada pekerjaan Anda, selain meningkatkan efektivitas, akan menimbulkan antusiasme kolektif yang akan memfasilitasi transisi perubahan .
3. Desain ulang prosesnya
Setelah analisis proses yang rusak selesai, masalah yang harus dipecahkan akan diidentifikasi dan akan diputuskan jenis inovasi apa yang diperlukan. Sudah waktunya untuk menandai kriteria proses baru sehingga memenuhi strategi dan tujuan baru perusahaan.
Pertukaran ide dengan semua orang yang terlibat dapat menjadi cara yang baik untuk memulai dengan mendesain ulang proses karena mereka dapat memberikan pendapat, berdasarkan pengalaman, tentang cara terbaik untuk mengimplementasikannya.
4. Terapkan perubahan dan jalankan desain proses baru
Tidak cukup dengan mengimplementasikan proses, untuk mengimplementasikannya perlu mengasumsikan perubahan dari awal. Untuk melihat efektivitasnya, pelaksanaannya harus dilakukan setiap hari, mengamati kemungkinan adanya kesalahan dan poin perbaikan.
5. Kontrol
Mengumpulkan informasi spesifik pada database dan angka memungkinkan visi organisasi yang nyata dan objektif. Oleh karena itu, hanya melalui pemantauan proses baru bekerja , serta mengidentifikasi perubahan apa yang dapat dilakukan untuk membuatnya lebih efektif.
6. Optimalkan
Metodologi perbaikan proses adalah proyek siklis yang harus dilakukan terus menerus agar dapat bekerja. Setelah dijalankan dan dikendalikan, ruang akan selalu muncul untuk membuat perubahan baru, yang berarti perlu meluncurkan proyek perbaikan baru.