Sebelum mengetahui apa yang dimaksud dengan “menyewakan kantor”, kita perlu mengetahui definisi dari “kantor” itu sendiri. Apakah yang Anda maksud: kantor Kantor adalah sebutan untuk suatu tempat, baik ruangan maupun bangunan yang digunakan sebagai tempat bekerja atau berdagang. Bagaimana dengan pengertian kantor menurut para ahli? Pengertian kantor dapat diartikan sebagai suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, staf dan operasional administrasi yang berguna untuk membantu para pemimpin atau pemilik usaha dalam organisasi tersebut. Di sisi lain, pakar lain juga memberikan pendapatnya tentang definisi jabatan. Menurut para ahli lain, kantor adalah setiap tempat atau ruang yang sering digunakan untuk melakukan suatu pekerjaan. Dan secara umum, pengertian ruang kantor adalah ruang untuk menyelesaikan pekerjaan . Itulah sebabnya kita sering mendengar kata office space atau gedung perkantoran.
Dalam hal ini kantor mempunyai beberapa fungsi dan beberapa fungsi kantor antara lain menerima, mencatat dan mengorganisasikan informasi. Lantas, mengapa kehadiran kantor begitu penting? Apa tujuan didirikannya kantor? Tujuan kantor adalah untuk memudahkan setiap orang yang bekerja dalam satu visi dan misi yang sama untuk saling bertukar dan menerima informasi, sehingga semua unsur administrasi perkantoran lebih mudah untuk berkomunikasi. Kini di era cararn seperti sekarang ini, kita bisa melihat perkantoran cararn dari ujung jalan hingga ujung gedung dengan gedung-gedung yang menjulang tinggi dan gedung-gedung yang indah. Eits, tapi apa sih yang dimaksud dengan kantor cararn? Kantor cararn adalah gedung perkantoran yang desainnya menyesuaikan dengan perkembangan zaman dengan tata letak yang sangat baik.
Nah bagi rekan-rekan Career Advice yang mungkin sedang berencana untuk memulai bisnis atau sudah memulainya, dan ingin mencari ruang kantor untuk disewakan, mungkin ini menjadi hal yang sulit bagi Anda. Namun jangan khawatir lagi, karena pada artikel kali ini kita akan membahas beberapa cara yang bisa menjadi panduan untuk menyewa kantor untuk pertama kalinya.
Menurut website balance smb dot com, ada 8 tips yang berguna bagi kita untuk menyewa kantor pertama kali. Dari 8 tips ini, kita akan mendapatkan panduan bagaimana mendapatkan gambaran anggaran sewa kantor, cara membagi ruang kantor, dan lain sebagainya. Terlebih lagi, mengambil keputusan untuk menyewa ruang kantor bukanlah hal yang mudah, karena kita akan memiliki banyak pertimbangan mengenai hal ini. Nah, langsung saja kita simak penjelasannya berikut ini.
1. Tentukan Pilihan Antara Menyewa Kantor Khusus atau Ruang Rekan Kerja.
Sebelum berencana menyewa kantor lebih lanjut, rekan pembaca perlu memperhatikan poin pertama ini. Rekan pembaca dapat memilih antara menyewa kantor yang khusus digunakan untuk bisnis dan perusahaan Anda atau hanya menyewa ruang kerja bersama, yang mungkin lebih terjangkau daripada kantor.
Pertama-tama rekan pembaca harus tahu berapa ukuran tim Anda, apakah tim besar atau hanya tim kecil? Jika tim yang dimiliki rekan pembaca sangat besar dan anggaran untuk sewa kantor tersedia, maka menyewa kantor adalah ide yang bagus. Namun, jika tim hanya terdiri dari beberapa orang dan anggaran sewa kantor masih belum mencukupi, maka mempekerjakan rekan kerja adalah ide yang brilian .
Meski sudah banyak kantor di Indonesia yang disewakan dengan harga murah, namun coworking room juga cukup menggiurkan bagi para pemilik bisnis milenial saat ini. Selain memiliki ruang kantor yang minimalis dan tata ruang kantor yang cararn, coworking space dapat membantu kita untuk berinteraksi dengan banyak orang dari perusahaan atau bisnis lain. Mengapa lebih murah? Karena jika kita menyewa kantor, maka kita perlu mengeluarkan anggaran untuk perabot kantor, listrik, air, saluran telepon, Wifi, dekorasi atau desain ruang kantor, dan lain sebagainya.
2. Pilih Lokasi Kantor yang Tepat dan Strategis.
Jika rekan pembaca sudah menentukan pilihan antara ruang kantor khusus dan ruang kerja bersama, maka sekaranglah saat yang tepat untuk memilih lokasi kantor yang tepat dan strategis untuk bisnis Anda. Kita perlu menentukan apakah kita akan menyewa kantor di pusat kota, pinggiran kota atau mungkin di pedesaan? Pertimbangannya mungkin biaya sewa kantor di pusat kota cukup mahal, namun lokasinya mudah dijangkau oleh karyawan, investor, dan mitra bisnis lainnya.
Kita juga perlu mempertimbangkan bahwa lokasi kantor harus memiliki poin-poin berikut:
– Dekat dengan akses transportasi umum, sehingga mudah dijangkau.
– Dekat dengan restoran, kantin (food court) dan penjaja makanan dan minuman lainnya.
– Dekat dengan pusat perbelanjaan (opsional).
– Perhatikan keamanan lokasi yang dipilih, apakah rawan banjir? Apakah aman dari pencuri?
– Perhatikan lalu lintas di sekitar lokasi kantor.
– Perhatikan tempat parkir bagi pengunjung kantor kita, sehingga kita dapat memastikan karyawan dan klien kita tidak akan kesulitan menemukan tempat parkir.
Dengan memperhatikan hal-hal penting tersebut, kita akan berhasil menemukan lokasi kantor yang tepat dan strategis untuk semua pihak.
3. Pertimbangkan Ukuran Kantor dan Tata Letak Lokasi yang Dipilih.
Poin ketiga ini juga penting untuk kita pertimbangkan ketika ingin menyewa kantor untuk pertama kalinya. Ya! Mungkin ini akan menjadi pertanyaan yang cukup sulit ketika kita belum pernah menyewa kantor sebelumnya, namun ada dua pertanyaan penting yang bisa rekan pembaca gunakan sebagai panduan untuk mempertimbangkan ukuran kantor dan layout lokasi yang telah dipilih, yaitu sebagai berikut:
– Berapa banyak karyawan yang kita miliki?
– Berapa banyak ruang kantor yang kita butuhkan?
Jika jumlah karyawan semakin lama semakin banyak dan masa kontrak ruang kantor masih panjang, maka rekan pembaca dapat mengambil solusi lain dengan menerapkan jam kerja yang fleksibel, sehingga semua karyawan tidak perlu datang bekerja pada waktu yang bersamaan. Solusi lain yang bisa ditempuh adalah dengan merekrut karyawan lepas atau karyawan yang bersedia bekerja jarak jauh (work remote) . Oh ya, ada juga beberapa ruangan penting yang perlu kita siapkan di kantor, yaitu sebagai berikut:
– Ruang pertemuan (meeting room).
– Ruang kerja direktur (CEO)
– Toilet
– Sepen
– Ruang kerja karyawan
– Ruang tamu untuk klien, mitra bisnis atau pelanggan,
– Gudang, dll.
4. Sesuaikan Ruang Kantor Yang Kita Inginkan.
Setelah menentukan lokasi sewa kantor, dengan mempertimbangkan ukuran kantor dan tata letaknya, kini saatnya kita menyesuaikan ruang kantor yang kita inginkan. Kita dapat mendekorasi ruang kantor sesuai dengan visi dan misi perusahaan kita.
Misalnya, jika perusahaan kita bergerak di bidang digital, maka kita bisa menggunakan beberapa perabot kantor yang berhubungan dengan digital. Kita juga bisa menggantungkan beberapa bingkai foto yang berisi kutipan-kutipan menarik terkait motivasi kerja di era digital seperti sekarang ini.
Namun, kita juga perlu memastikan kepada pemilik kantor terlebih dahulu ya rekan-rekan. Hal ini untuk memastikan bahwa pemilik ruang kantor mengizinkan kita untuk menyesuaikan ruang kantor sesuai dengan yang kita inginkan. Jadi, sebelum kita menandatangani kontrak sewa kantor, pastikan semuanya tersampaikan dengan jelas ya.
5. Mengatur Biaya Sewa Kantor dan Biaya Tambahan Lainnya.
Sekarang, saatnya berbicara tentang pengaturan biaya sewa kantor. Menyiapkan anggaran untuk menyewa kantor memang cukup rumit. Kita perlu memikirkan berapa biaya sewa ruang kantor per bulan atau sewa ruang kantor (office) selama lima tahun ke depan, serta biaya tak terduga lainnya.
Selain memikirkan biaya sewa kantor, kita juga perlu menyusun biaya lain yang mungkin perlu kita keluarkan ketika kita sudah mulai menyewa. Misalnya biaya pembelian perabot kantor (sofa, meja kerja, kursi kerja), perlengkapan kantor (office stationery), printer, telepon, mesin faksimili, AC dan sebagainya. Jika rekan pembaca tidak tertarik untuk membeli semua perlengkapan dan perlengkapan kantor tersebut, rekan pembaca bisa menyewanya dari salah satu vendor yang sudah Anda survey sebelumnya.
Apakah ada biaya lain yang perlu kita masukkan ke dalam anggaran? Ya! Anggaran lain yang kita rekomendasikan adalah pembiayaan untuk membuat papan nama yang terdiri dari logo perusahaan kita. Selain itu, brosur perusahaan dan kartu nama juga perlu dimasukkan dalam anggaran. Tujuannya adalah untuk memudahkan kita dalam mempromosikan perusahaan kita kepada investor, mitra bisnis, klien dan pelanggan.
6. Pertimbangkan untuk memperpanjang waktu sewa kantor.
Hal keenam yang perlu kita perhatikan adalah memperpanjang waktu sewa kantor dimana kita berpeluang besar untuk mendapatkan harga sewa per bulan yang jauh lebih murah. Jika kita ingin menyewa ruang kantor untuk jangka waktu yang lebih lama, maka kita perlu mempertimbangkan apakah ruang kantor tersebut dapat terus mencukupi untuk kegiatan bisnis kita di tahun depan atau lima tahun ke depan? Jika “ya”, maka lanjutkan rencana ini, tetapi jika dirasa kurang memadai maka kita bisa menyewa kantor hanya dalam beberapa bulan.
7. Pikirkan Strategi Keluar Kontrak Sewa Kantor dengan Cara yang Baik.
Jika rekan pembaca merasa ruang kantor yang Anda sewa saat ini kurang memadai, sebaiknya rekan pembaca membicarakan hal ini dengan pemilik kantor (pemilik) secara baik-baik. Misalnya menanyakan apakah ada denda yang harus kita bayarkan saat keluar sebelum masa kontrak yang ditentukan. Karena itu, mengetahui semua kebijakan dan peraturan yang terkandung dalam kontrak sejak awal sebelum penandatanganan adalah sesuatu yang sangat perlu kita lakukan.
8. Pilih Ruang Kantor dengan Sangat Bijak.
Terakhir, dari semua tips yang telah disampaikan sebelumnya, kita perlu memilih ruang kantor dengan pertimbangan yang sebijaksana mungkin. Kita harus tahu dengan siapa kita akan bekerja nanti, apakah mereka karyawan milenial, karyawan gen Z, Baby Boomers, atau mungkin kita akan menyatukan semua generasi ini.
Kita harus memperhatikan suasana dan lingkungan kantor yang nyaman bagi seluruh karyawan. Semakin karyawan merasa nyaman dengan lingkungan kantor, maka karyawan akan semakin produktif dengan pekerjaannya.