Kita sering merasa frustasi ketika harus menghadiri rapat kerja yang dikatakan “penting”, namun pembahasan di dalamnya tidak terlalu penting sama sekali. Mungkin benar rapat kerja akan menyampaikan informasi penting yang perlu kita ketahui. Namun materi dan informasi yang disampaikan terkadang tidak sesuai dengan fokus yang telah ditetapkan, sehingga berlangsung sangat bertele-tele.
Bete? Gundah? Tentu saja! Padahal dengan waktu yang terbuang, kita bisa mengerjakan tugas pekerjaan lain yang tentunya lebih penting. Dikatakannya, pertemuan itu sangat penting karena akan membahas “pembaruan anggota tim”, namun ternyata pembukaan rapat kerja sangat lama dan tidak efektif. Mungkin kita ingin berpamitan keluar dari ruang rapat dan melanjutkan pekerjaan lain yang lebih penting.
Namun, apa jadinya jika rapat kerja tersebut merupakan saran dari manajer, klien, mitra bisnis, atau kolega kita yang memiliki pengaruh tinggi? Bisakah kita menghindari itu? Pada artikel kali ini kita akan memberikan bocoran tentang cara keluar dari rapat kerja yang tidak penting? Mari kita simak penjelasan berikut.
1. Memiliki Standar Rapat Kerja yang Sangat Penting.
Seperti yang kita sadari, tidak semua rapat kerja memiliki urgensi yang sangat tinggi. Ada beberapa rapat kerja yang terlihat sangat penting, namun to-do list yang akan disampaikan tidak berpengaruh pada kita. Bahkan bisa dikatakan rapat kerja tidak membawa kebaikan bagi seluruh anggota rapat.
Untuk menghindari hal tersebut, masing-masing dari kita perlu memiliki rapat kerja standar yang dianggap sangat penting untuk dihadiri. Coba tanyakan pada diri kita, “Apakah rapat kerja berisi agenda pengambilan keputusan penting yang berkaitan dengan kita dan banyak orang?” Misalnya, jika undangan rapat kerja yang kita dapatkan berisi agenda untuk memutuskan apakah kita akan memilih proyek A atau proyek B sebagai proyek besar berikutnya, maka rapat kerja ini sangat penting.
Namun, jika agenda rapat hanya memperkenalkan beberapa pegawai baru di kantor dan sedikit perkenalan singkat kepada seluruh pegawai baru, maka kita bisa meminta izin untuk tidak hadir dalam rapat kerja. Tidak menghadiri rapat bukan berarti meremehkan, tetapi kita harus selektif dalam menentukan prioritas. Lagi pula, kita bisa mengenal karyawan baru di lain waktu, bukan saat kita memiliki setumpuk pekerjaan.
Selain itu, standar penting lainnya dapat berupa rapat kerja yang memberikan arahan strategis bagi seluruh karyawan dan anggota tim kita. Rapat kerja dengan agenda seperti ini sangat penting untuk dihadiri karena kita akan memiliki gambaran bagaimana mengembangkan visi dan strategi yang efektif untuk mencapai tujuan bersama.
Misalnya rapat kerja untuk rapat proyek awal, ada sesi brainstorming dimana seluruh karyawan akan mendapatkan informasi penting terkait penugasan kerja baru dan ide-ide cemerlang yang relevan dengan proyek baru.
2. Tidak Menyetujui Permohonan Rapat Kerja Secepat Mungkin.
Jika rekan pembaca mendapat email, undangan atau telepon untuk mengajak rekan kerja menghadiri rapat kerja, maka jangan langsung memberikan jawaban “ya” secepatnya. Kita bisa saja terjebak dengan rapat atau rapat yang sebenarnya tidak memberi pengaruh apa-apa kepada kita.
Apalagi jika pembacanya adalah orang terkenal dan berpengaruh seperti, seorang CEO yang perusahaannya sedang berada di puncak kesuksesan. Situasi emas seperti ini akan membuat rekan pembaca Anda mendapatkan berbagai undangan rapat kerja atau rapat yang mungkin sama sekali tidak relevan dengan bisnis dan perusahaan Anda. Pasalnya, mereka sangat menginginkan kehadiran rekan pembaca sebagai bintang tamu atau pembicara di acara yang mereka selenggarakan.
Dalam hal ini, rekan pembaca dapat meminta asisten untuk memilih setiap undangan rapat kerja yang datang. Beberapa poin penting yang perlu diperhatikan saat mendapatkan undangan rapat kerja adalah:
– Topik apa yang akan disampaikan pada rapat kerja? Apakah itu relevan bagi kita?
– Kapan rapat kerja akan dilaksanakan dan dimana lokasinya?
– Berapa lama durasi rapat kerja?
– Siapa yang akan berada di sana?
– Keputusan apa yang perlu diambil dalam rapat? (pertanyaan ini dari poin pertama di atas). Dengan begitu, kita bisa menentukan apakah rapat itu sangat penting untuk dihadiri atau bisa dilewati begitu saja?
Waktu adalah aset yang sangat berharga bagi kehidupan semua orang, jangan sia – siakan waktu kita untuk sesuatu yang tidak bernilai tinggi untuk pekerjaan. Bukan berarti kita harus sombong atau tidak peduli dengan orang lain, tapi memanfaatkan waktu seefektif mungkin perlu diterapkan mulai sekarang.
3. Tawarkan Rapat Kerja melalui Media Lain.
Solusi ketiga mungkin bisa dipilih jika pihak penyelenggara rapat kerja sangat membutuhkan kehadiran, ide dan pendapat kita dalam rapat, namun kondisi kita tidak memungkinkan untuk hadir. Misalnya, rekan pembaca sedang melakukan perjalanan bisnis yang jaraknya cukup jauh dari lokasi rapat kerja. Sebagai CEO, peran dan kehadiran rekan-rekan pembaca sangat dibutuhkan dalam rapat tersebut, karena ada beberapa hal yang harus segera ditanggapi. Dalam hal ini, rekan pembaca dapat menawarkan cara lain, misalnya rapat kerja melalui video call atau conference call.