Salah satu kegiatan terpenting untuk keberhasilan suatu inisiatif adalah mengalokasikan staf dengan benar ke manajemen proyek. Ini adalah hal yang relatif kompleks untuk membuat rencana untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia pada setiap saat, menurut yang terbaik yang dapat ditambahkan masing-masing.
Namun, dengan meluangkan waktu untuk mengefisienkan penugasan ini, proyek dapat memperoleh manfaat yang signifikan. Ini adalah salah satu strategi utama untuk mencapai tujuan.
Lanjutkan membaca untuk mengetahui cara mengalokasikan staf dalam manajemen proyek di perusahaan Anda, secara profesional dan kompetitif!
Apa yang harus dipertimbangkan ketika bekerja dengan alokasi tim dalam manajemen proyek?
Fiturnya beragam. Di sini, kita berbicara tentang hampir semua hal: peralatan yang dapat digunakan untuk melakukan tugas, bahan, item pasokan lain yang diperlukan, tempat di mana tim akan bekerja dan juga orang-orang yang akan mengintegrasikan tim. Semua orang dalam daftar ini dianggap berada dalam jangkauan sumber daya.
Membuat semua alokasi ini adalah aktivitas yang kompleks. Namun, ketika menyangkut sumber daya fisik, masalahnya adalah matematis, karena melibatkan biaya, ketersediaan, dan karakteristik lain yang sedikit lebih mudah untuk dianalisis.
Ketika kita berbicara tentang orang, kita memiliki situasi yang berbeda. Sumber daya manusia memiliki aspek lain yang harus diperhatikan selain tenaga kerja, seperti motivasi, minat dan keterlibatan.
Sebelum mengalokasikan sumber daya dan mengelolanya, Anda perlu menentukan ruang lingkup proyek yang sedang Anda kerjakan. Apakah itu proyek besar atau kecil, panjang atau pendek? Ketika pertanyaan-pertanyaan ini dijawab, Anda dapat membuat keputusan yang tepat tentang sumber daya apa yang akan dibutuhkan dan berapa banyak dari mereka yang penting untuk menyelesaikan proyek.
Semakin jelas ruang lingkup proyek, semakin mudah bagi Anda untuk mengalokasikan sumber daya Anda. Oleh karena itu, luangkan waktu untuk mendapatkan gambaran lengkap sebelum membuat alokasi sumber daya.
Bersikaplah realistis dan bekerja dengan apa yang tersedia
Setelah Anda mengetahui ruang lingkup, tujuan, dan tugas yang perlu dilakukan agar proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran yang disetujui, Anda akan memasuki fase definisi alokasi sumber daya itu sendiri.
Tetapi itu tidak berarti bahwa Anda memiliki kolam tanpa batas. Penting untuk memverifikasi orang-orang yang dimiliki perusahaan saat ini, pengetahuan dan keterampilan mereka dan, pada dasarnya, ketersediaan masing-masing.
Penting juga untuk memperhatikan masalah logistik, mencatat tempat-tempat kegiatan akan dilakukan dan apakah karyawan akan kesulitan mengaksesnya.
Sebelum Anda dapat mengalokasikan sumber daya, Anda harus memastikan bahwa Anda memilikinya. Jadi buatlah daftar menggunakan kriteria di atas dan kemudian periksa apakah sesuai dengan anggaran dan tetapkan untuk proyek tersebut.
Ini adalah masalah ketika Anda begitu fokus pada proses definisi ini sehingga, mungkin, Anda lupa menyelaraskan rencana dengan harapan, tidak membuat pengamatan tentang apa yang sebenarnya terjadi. Selalu ingat untuk meninjau kembali rencana tersebut, saat proyek berkembang.
Anda harus selalu menyadari keadaan sumber daya Anda. Misalnya, saat pekerjaan berlangsung, apakah perlu mempekerjakan lembur? Apakah liburan orang telah dipertimbangkan dalam desain? Apakah ada orang yang sedang cuti sakit atau alasan lain?
Jangan biarkan detail ini luput dari perhatian. Lihatlah keseluruhan proyek, bukan hanya bagian depan atau area pengembangan tertentu.
Seberapa penting komposisi tim?
Proyek, sebagian besar, membutuhkan upaya multidisiplin untuk diselesaikan. Situasi yang paling umum sebenarnya adalah melihat tim yang dibentuk oleh orang-orang dari departemen yang berbeda, karena kebutuhannya paling beragam.
Oleh karena itu, memiliki tim dengan berbagai keterampilan sangat penting. Menilai keahlian orang untuk mendistribusikan pekerjaan. Jika mereka memiliki keahlian yang tepat, ada kemungkinan besar untuk mendapatkan hasil berkualitas tinggi. Produk akhir akan menjadi sesuatu yang memenuhi harapan manajemen atau kliennya.
Ini juga mengurangi kemungkinan orang akan gagal karena mereka tidak memiliki pengetahuan yang diperlukan atau kemampuan untuk melakukan pekerjaan tertentu. Anda akan, pada kenyataannya, memberi mereka sesuatu yang mereka dapat berhasil dan Anda akan dapat menagih mereka untuk itu.
Sangat menarik untuk memikirkan peluang pengembangan yang dapat diberikan proyek kepada mereka yang terlibat. Anda harus terus-menerus memperbarui keahlian anggota tim Anda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memberi mereka pekerjaan di mana mereka akan mempelajari keterampilan baru.
Tempatkan mereka dalam situasi di mana mereka akan sedikit tidak nyaman. Beri mereka proyek di mana mereka harus belajar, tumbuh, dan terbuka terhadap umpan balik. Periksa juga tentang minat orang yang dialokasikan dalam melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.
Kolaborator yang benar-benar tertarik dan terlibat dalam sebuah proyek adalah orang-orang yang membuat perbedaan. Mereka biasanya termotivasi dan bersemangat, yang biasanya datang dengan kinerja tinggi.
Bagaimana perangkat lunak dapat membantu alokasi ini?
Ada solusi yang mampu mendukung seluruh manajemen proyek. Solusi yang baik termasuk mengalokasikan tidak hanya sumber daya manusia, tetapi juga semua masukan dan persediaan lain yang diperlukan.
Jenis sistem ini banyak berkontribusi pada organisasi dan optimalisasi sumber daya, karena menyimpan semua informasi di lingkungan yang sama, menyederhanakan dan mengotomatiskan rutinitas tertentu yang sangat kompleks hanya dengan menggunakan spreadsheet.
Selain itu, memungkinkan pemantauan konstan, sehingga lebih mudah untuk memperbarui sumber daya.
Artia adalah alternatif yang sangat baik ketika datang ke manajer proyek, kegiatan dan tim. Selain siap untuk langsung digunakan setelah membuat akun, karena 100% web, dengan sistem, Anda bebas dari kekhawatiran tentang instalasi, pembaruan, pencadangan, atau server, karena semua ini adalah bagian dari paket layanan ditawarkan.
Sistem kita adalah yang terbaik yang dapat ditemukan perusahaan Anda untuk berhasil mengalokasikan staf dalam manajemen proyek. Apakah Anda menyukai artikel tersebut? Berlangganan buletin kita dan terima konten relevan lainnya seperti ini!