Dalam beberapa dekade terakhir, banyak perusahaan berpengaruh telah mengadopsi sebagai cara untuk membantu mereka memetakan jalan menuju sukses, terutama dalam jangka panjang. Semua pengetahuan ini dapat diubah dan praktik terbaik Anda dapat digunakan dalam beberapa cara dalam manajemen proyek.
Mereka yang bertanggung jawab untuk perencanaan memiliki keahlian yang hebat dalam menganalisis pasar secara keseluruhan, mampu menilai dampak yang lebih luas pada keputusan yang mereka buat. Pengetahuan ini semakin banyak digunakan, terutama dalam manajemen proyek online.
Lanjutkan di sini untuk mempelajari lebih lanjut tentang hubungan ini dan bagaimana aktivitas ini dapat membuat perbedaan dalam keberhasilan proyek Anda!
Apa itu perencanaan strategis dan manajemen proyek online?
Konsep-konsep ini cukup berbeda dan penting untuk memahami perbedaannya:
Perencanaan strategis
Ini adalah aktivitas yang digunakan untuk menentukan prioritas, memusatkan energi dan sumber daya dan memperkuat operasi bisnis, untuk menyelaraskan harapan dan menempatkan seluruh perusahaan di jalur menuju tujuan bersama.
Ini juga memiliki fungsi untuk memastikan bahwa karyawan dan orang lain bekerja masing-masing dengan tanggung jawab mereka, tetapi secara terintegrasi, mengetahui bahwa aktivitas beberapa orang saling bergantung satu sama lain.
Ini adalah upaya disiplin yang menghasilkan keputusan dan tindakan mendasar yang membentuk dan memandu apa itu organisasi, siapa yang dilayaninya, apa yang dilakukannya dan mengapa ia melakukannya, dengan fokus pada masa depan.
Perencanaan strategis yang efektif tidak hanya mengartikulasikan ke mana arah organisasi dan tindakan yang diperlukan untuk membuat kemajuan, tetapi juga bagaimana organisasi mengetahui apakah itu berhasil.
Dari proses perencanaan strategis muncul suatu rencana, yaitu suatu dokumen yang digunakan untuk memformalkan dan mengkomunikasikan seluruh organisasi tentang apa saja tujuan yang hendak dicapai, serta apa pengungkit yang harus dikembangkan untuk mencapai hasil yang diharapkan dan semua unsur penting lainnya yang terlibat.
Manajemen proyek
Manajemen proyek adalah tentang menerapkan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk mengembangkan kegiatan yang dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan. Setiap proyek adalah upaya sementara dan unik, yang bertujuan untuk menghasilkan hasil tertentu yang menarik.
Menurut PMI, “proyek tersebut bersifat sementara, karena memiliki awal dan akhir yang ditentukan, yang, karenanya, menentukan ruang lingkup dan sumber daya. Dan itu unik karena ini bukan operasi rutin, tetapi serangkaian operasi khusus yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
Dengan demikian, tim proyek biasanya mencakup orang-orang yang biasanya tidak bekerja sama – terkadang dari organisasi yang berbeda dan dari wilayah geografis yang berbeda”.
Dengan kata lain, manajemen proyek berurusan dengan administrasi semua masalah ini, yang bertujuan untuk memberikan hasil tepat waktu, sesuai anggaran, menginternalisasi pelajaran yang dipetik yang penting bagi organisasi.
Bagaimana konsep-konsep ini berhubungan?
Proyek adalah cara mengimplementasikan inisiatif yang diramalkan dalam rencana strategis. Dengan kata lain, proyek adalah tindakan nyata yang diambil perusahaan untuk melaksanakan apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Misalnya, selama perencanaan strategis, direktur mungkin melihat kelemahan pesaing yang dapat mereka manfaatkan untuk memenangkan lebih banyak pelanggan.
Akibatnya, perusahaan dapat meluncurkan kampanye iklan baru untuk mengatasi kekurangan ini. Dalam hal ini, kampanye periklanan adalah proyek yang dilakukan sebagai hasil dari proses perencanaan strategis.
Setelah rencana strategis ditetapkan, ada unsur penting yang terkait dengan manajemen proyek. Ini tentang mengidentifikasi proyek mana yang akan diprioritaskan, untuk menjamin keberhasilan dalam pelaksanaan setiap strategi.
Mereka yang didefinisikan sebagai prioritas tinggi harus memiliki akses ke sumber daya yang memadai, karena merekalah yang paling berdampak dan bahkan dapat mempengaruhi orang lain. Ini membutuhkan banyak keterlibatan dan komitmen di pihak manajer dan tim.
Tingkat keterlibatan yang tinggi dari mereka yang bertanggung jawab untuk perencanaan strategis dan, akibatnya, untuk proyek, meningkatkan tingkat minat karyawan dan menempatkan semua orang pada jalur yang sama, dalam mencari pertumbuhan dan pengembangan berkelanjutan. Ini adalah siklus yang baik yang menggerakkan perusahaan ke arah yang benar.
Mengapa menggunakan Sistem Perencanaan Proyek Online?
Merupakan tantangan besar untuk dapat merencanakan semua aktivitas online organisasi Anda. Penggunaan alat untuk manajemen proyek memiliki dampak signifikan pada pelaksanaan rencana strategis. Perencanaan dan pengorganisasian proyek, bahkan sebelum dimulai, adalah langkah mendasar.
Dengan sistem SaaS yang memungkinkan perencanaan aktivitas online, Anda dapat mengandalkan dukungan sumber daya seperti jadwal, laporan, berbagai grafik dan bagan, serta daftar periksa yang tersedia. Ini menyederhanakan pekerjaan dan membuat Anda lebih teratur. Setelah tugas didelegasikan kepada anggota tim, Anda dapat menindaklanjuti aktivitas untuk memastikan tidak ada yang salah.
Selain itu, ada sentralisasi informasi, memberikan pandangan yang jelas tentang kegiatan yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek dan sumber daya yang tersedia. Artinya, ini meningkatkan proses pengambilan keputusan, membantu melaksanakan tahap proyek selanjutnya.
Dengan menggunakan alat manajemen proyek online, Anda dapat memastikan bahwa semua orang memahami proyek di mana mereka terlibat. Pembaruan waktu nyata dan status pengiriman membantu Anda memantau kemajuan dan memberi tahu Anda jika ada tugas atau aktivitas yang memerlukan perhatian segera dengan fitur pemberitahuan dan pengingat.
Hal ini juga mempengaruhi proses komunikasi dengan tim. Meskipun anggota tim diberi tugas individu yang didelegasikan, masing-masing kegiatan ini adalah bagian dari gambaran yang lebih besar. Perangkat lunak yang memungkinkan perencanaan kegiatan ini secara online mempromosikan kolaborasi, karena menyediakan ruang di mana rekan kerja dapat berbagi file, memberikan pembaruan status, dan berkomunikasi tentang subjek tertentu.
Perangkat lunak manajemen proyek online menyediakan struktur untuk segala sesuatu terjadi dengan cara lain yang terorganisir dan terpelihara dengan baik. Ini memberi Anda ruang untuk memastikan bahwa tim Anda tidak hanya senang menemani pekerjaan Anda, tetapi pada dasarnya harapan manajemen mengenai perencanaan strategis terpenuhi.
Artia adalah sistem yang memungkinkan Anda untuk mengelola aktivitas Anda, meningkatkan produktivitas, memungkinkan perencanaan yang lebih disederhanakan, meningkatkan alur kerja, meningkatkan kolaborasi antara manajer dan tim, dan memberikan lebih banyak visibilitas terhadap kemajuan dan kepatuhan terhadap jadwal.