Saat ini, sangat umum untuk mendengar ungkapan dari tim kerja seperti “Saya tidak tahu apa yang harus saya lakukan” atau “aktivitas telah dihentikan dengan seseorang sejak minggu lalu”. Pertanyaan-pertanyaan ini adalah hasil dari manajemen aktivitas yang tidak efisien (atau bahkan tidak ada).
Tapi jangan khawatir! Masih ada waktu untuk membalikkan skenario ini dan membuat manajemen yang baik dari aktivitas harian Anda dan membantu tim Anda untuk mempraktikkan manajemen ini juga.
Ikuti teks kita untuk memahami bagaimana mengatur hari Anda dengan Manajemen Aktivitas yang efisien.
Apa itu Manajemen Aktivitas yang efisien?
Manajemen kegiatan adalah seni mengatur, mendistribusikan, dan mengendalikan kegiatan yang akan dilakukan dalam jangka waktu tertentu, untuk mengoptimalkan waktu dan memprioritaskan pengiriman yang paling penting.
Melakukan manajemen aktivitas yang efisien berarti mengetahui bagaimana mengatur tugas sesuai dengan kepentingannya, mengikuti kemajuan semua sehingga tidak ada tenggat waktu yang terlewat dan mendelegasikan bila diperlukan.
Manajemen aktivitas harus menjadi praktik sehari-hari bagi setiap profesional yang perlu menangani banyak tugas yang berbeda (dan bahkan simultan) selama hari kerja mereka, tetapi juga harus disertai dan diperkuat oleh manajer area, yang perlu memastikan bahwa para profesional mengelola dengan benar. dan mengganggu bila perlu.
Lihat juga bagaimana Anda dapat merencanakan dan melaksanakan pekerjaan Anda menggunakan sistem manajemen aktivitas online.
Selain faktor-faktor yang kita ceritakan di atas, manajemen aktivitas masih penting karena beberapa alasan. Ikuti untuk mengetahui apa itu:
Pentingnya Manajemen Aktivitas
Prioritas
Beberapa profesional menghabiskan berjam-jam untuk kegiatan yang tidak membawa hasil langsung ke pekerjaan mereka, sementara ada kegiatan lain yang lebih penting yang menunggu untuk dilakukan.
Ini adalah masalah serius kurangnya prioritas kegiatan .
Memprioritaskan kegiatan pada dasarnya berarti pertama-tama melakukan kegiatan yang paling berdampak pada kehidupan karyawan dan mengabaikan orang lain yang dapat dilakukan dengan kerangka waktu yang lebih santai dan tidak berdampak langsung pada kehidupan semua orang.
Selain itu, penentuan prioritas membantu para profesional untuk fokus dan memfokuskan upaya mereka pada apa yang benar-benar penting.
Mari kita lihat contoh untuk memahami bagaimana manajemen aktivitas penting untuk diprioritaskan : dengan daftar aktivitas yang perlu dilakukan, karyawan dapat bertanya pada dirinya sendiri “aktivitas apa yang paling memengaruhi karyawan lain dan akan berdampak lebih besar pada kehidupan saya sehari-hari? ”Dan agar dia bisa terlebih dahulu melakukan aktivitas yang menjawab pertanyaan itu.
Produktifitas
Dalam sebuah tim dengan produktivitas rendah biasanya ditemukan beberapa karakteristik, seperti: kurangnya kejelasan tentang apa yang perlu dilakukan, banyak faktor gangguan dan bahkan demotivasi.
Dengan manajemen aktivitas yang efisien adalah mungkin untuk mengatasi masalah ini!
Membuat daftar kegiatan, menjelaskan kepada karyawan apa yang penting untuk mereka lakukan dan mendelegasikan tugas yang perlu dilakukan, dapat memperjelas apa yang tidak jelas tentang pekerjaan profesional di bidangnya, mengarahkan perhatian mereka sehingga mereka lebih fokus dan memahami pentingnya pengiriman Anda dan, tentu saja, memiliki tim yang tahu persis apa yang perlu dilakukan dan kapan harus dilakukan.
Tenggat waktu
Salah satu tujuan utama dari pengelolaan kegiatan adalah untuk mengamati tenggat waktu untuk setiap tugas sehingga semuanya tersampaikan seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, kita tidak bisa berhenti membicarakan manfaat ini.
Dengan pengelolaan kegiatan, memungkinkan untuk mengatur semua tugas sesuai dengan tenggat waktu pengiriman yang ditetapkan oleh pelamar.
Di beberapa lingkungan kerja, seperti kantor proyek atau agen pemasaran , sangat umum bagi orang untuk tergerak oleh tenggat waktu pengiriman untuk kegiatan. Itulah mengapa sangat penting bahwa mereka didefinisikan dengan baik dan jelas bagi semua orang.
Komunikasi
Manajemen aktivitas yang efisien tetap memungkinkan komunikasi antar seluruh anggota tim menjadi lebih mudah.
Hal ini karena masing-masing akan jelas tentang pemetaan kegiatan dan akan tahu apa yang perlu disampaikan dan bagaimana pengiriman mereka mengganggu kehidupan karyawan lain.
Komunikasi masih menjadi lebih mudah jika aktivitasnya mudah divisualisasikan.
[ SARAN GAMBAR ]
Tetapi Anda harus bertanya pada diri sendiri: bagaimana mengatur kegiatan ini dengan cara yang mudah divisualisasikan dan digunakan? Sederhana! Dengan alat manajemen aktivitas:
Alat online untuk melakukan Manajemen Aktivitas
Melihat semua manfaat yang tercantum di atas, Anda tentu berpikir untuk mengadopsi manajemen aktivitas atau setidaknya meningkatkan cara Anda melakukan manajemen itu hari ini, bukan?
Banyak tim masih menggunakan spreadsheet atau bahkan alat fisik seperti tabel tercetak untuk mengelola aktivitas karyawan mereka. Namun, ini jelas bukan metode yang paling efisien untuk mengelola tugas.
Saat ini sudah umum untuk mengadopsi alat online untuk mengelola kegiatan, sehingga semua orang yang terlibat dapat melihat kemajuan kegiatan dan manajer dapat memiliki kendali atas apa yang dilakukan setiap karyawan.
Berikut ini secara singkat merangkum beberapa manfaat memiliki alat manajemen aktivitas online:
- Memusatkan semua manajemen aktivitas di satu tempat.
- Ini memungkinkan manajer setiap area untuk mendistribusikan tugas di antara karyawan.
- Memfasilitasi visualisasi tenggat waktu.
- Hal ini memungkinkan tugas untuk didelegasikan antara peserta.
- Menghasilkan jadwal berdasarkan aktivitas yang terdaftar saat tim mengerjakan proyek.
Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang bagaimana alat online dapat membantu Anda melacak aktivitas tim Anda, baca teks kita di Bagaimana perangkat lunak manajemen aktivitas online dapat meningkatkan produktivitas tim Anda?
Mengingat Anda pasti ingin menyewa alat online Anda sendiri untuk mengelola aktivitas, bukan? Untuk membantu Anda dalam langkah ini, kita mencantumkan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh alat pilihan Anda:
Bagaimana memilih alat Manajemen Aktivitas
Ukuran tim
Pilih alat manajemen aktivitas yang sesuai dengan ukuran tim Anda, baik besar atau kecil. Oleh karena itu, jangan menyewa alat yang sangat kompleks, yang memiliki fitur yang akan menghambat lebih dari sekadar membantu tim Anda, atau alat yang sangat sederhana, yang pada akhirnya akan meninggalkan beberapa fitur penting.
Kompleksitas kegiatan
Apakah Anda memerlukan alat yang hanya merekam aktivitas Anda dan memungkinkan distribusi di antara peserta, atau apakah Anda juga ingin menyediakan dokumen untuk aktivitas, mengatur waktu pelaksanaan setiap aktivitas dan memeriksa apa yang diberikan oleh profesional Anda?
Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini saat memilih alat, sehingga memenuhi kompleksitas aktivitas Anda.
Harga
Berapa banyak yang ingin Anda investasikan dalam alat manajemen aktivitas untuk membantu karyawan Anda? Banyak manajer jatuh ke dalam kisah lama memilih alat gratis, dengan banyak keterbatasan, dan akhirnya harus berubah setelah itu dengan cara yang sama.
Jadi pilihlah alat yang pas di saku Anda, tetapi juga menyisakan sesuatu yang diinginkan.
Apakah orang merekomendasikan alat ini?
Lakukan pencarian singkat di Google atau di antara perusahaan lain yang Anda kenal: apakah mereka memilih dan merekomendasikan alat yang ingin Anda adopsi?
Lihat testimonial dan kasus yang berhasil. Tidak ada kepastian yang lebih besar daripada melihat apa yang telah berhasil sebelumnya.
Sudahkah Anda belajar bagaimana Anda dapat mengatur hari Anda dengan lebih baik dengan manajemen aktivitas yang efisien? Nikmati dan lihat juga webinar kita dengan kiat-kiat untuk mengelola kerja tim dan menjadi manajer yang selalu diimpikan oleh tim Anda.