Saat melayani pelanggan, kita juga harus memperhatikan cara berkomunikasi . Pastikan kita berkomunikasi dengan jelas dan mudah dipahami, sehingga pelanggan bisa percaya dan tidak salah paham. Bagaimana kita bisa berkomunikasi dengan jelas dan mudah dipahami?
1. Dengarkan.
Dengarkan apa yang dikatakan pelanggan dengan hati-hati dan coba ulangi apa yang dia katakan. Ini menunjukkan bahwa kita benar-benar memperhatikan.
2. Buat jadwal.
Untuk menjalin hubungan jangka panjang dengan pelanggan, pastikan kita menghubungi pelanggan secara berkala, misalnya memberi tahu pembaruan atau menanyakan kebutuhan pelanggan.
3. Konsisten dengan catatan rapat yang dibuat.
Buatlah catatan dengan format yang sama saat kita menghadiri pertemuan dengan pelanggan. Pastikan bahwa kita mencatat poin-poin penting dan tenggat waktu yang ditentukan.
4. Tetapkan harapan yang kita miliki.
Kapan pelanggan dapat menghubungi kita? Dengan cara apa kita dapat dihubungi? Beri tahu pelanggan. Tentunya harus kita sampaikan dengan cara yang santun dan bersahabat ya sobat pembaca.
5. Tanya pelanggan.
Tanyakan jenis komunikasi apa yang disukai pelanggan, apakah melalui telepon, email, atau pesan teks? Tanyakan juga hari dan waktu yang tepat untuk menghubunginya. Tidak ada salahnya jika kita menghubungi pelanggan untuk menanyakan hal-hal yang tidak dimengerti. Lalu, apa yang bisa dilakukan jika pelanggan menghubungi kita, mengajukan keluhan dan mengungkapkan ketidakpuasannya?
– Tetap tenang. Cobalah untuk mengidentifikasi dan mencari tahu masalah yang ada.
– Jangan salahkan pelanggan. Memiliki kesalahan dan minta maaf.
– Fokus pada solusi yang kita miliki untuk mengatasi masalah yang ada.
– Setelah itu, ambil tindakan. Beri tahu pelanggan tindakan yang akan kita ambil dan berjanji bahwa ini tidak akan terulang.