Halo rekan pembaca, selain memiliki etika dalam berperilaku dan berbicara, kita juga harus memiliki etika menulis email dalam bekerja. Email adalah bagian tak terpisahkan dari pekerjaan kita. Sebagai profesional, email adalah alat korespondensi yang kita gunakan. Kita mengirim email ke bos, rekan kerja, klien, vendor, dan bahkan calon klien. Nah, tentu ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan. Berikut 6 aturan penulisan email di tempat kerja yang perlu dipatuhi, agar Anda bisa menunjukkan bahwa Anda memiliki etika yang baik dalam berkorespondensi .
1. Perhatikan kesantunan dalam email yang dikirimkan.
Terkadang, kita memiliki masalah yang mendesak dan harus diselesaikan dengan cepat. Hal ini membuat kita ingin segera mengirim email dan melanjutkan pekerjaan lainnya. Nah, pastikan kita tidak melupakan norma kesopanan dalam berkirim email ya sobat pembaca. Lihat lagi email sebelum mengirim. Sudahkah kita menggunakan kata ‘tolong’ atau ‘terima kasih’ di email?
Kemudian, saat mengirim email ke orang yang belum dikenal, kita harus mengirimkan email dengan syarat formal. Gunakan sapaan dan nama penerima yang sopan, misalnya “Dear Mr Joko atau Dear Ms Shanny”. Jangan sampai kita menyebut nama mereka secara langsung ya rekan-rekan pembaca.
2. Perhatikan nada bahasa yang digunakan.
Bahkan jika email tersebut berupa teks, orang lain dapat membaca nada suara kita dalam teks tersebut dan akan mempengaruhi respon penerima. Tentu kita ingin selalu terlihat hormat dan ramah bukan? Nah, ada baiknya kita membaca kembali email yang sudah dibuat sebelum mengirimkannya. Apakah ada bahasa yang menunjukkan keramahan dan ketidakjujuran kita dalam email? Jika ada, cari kata pengganti yang lebih tepat untuk digunakan. Dengan begitu, penerima akan melihat bahwa kita menggunakan nada bahasa yang ramah.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penggunaan emoji. Jika kita mengirim email untuk menutup dan menutup rekan kerja, penggunaan emoji sangat diperbolehkan. Namun, bagi penerima yang belum diketahui, tidak memiliki hubungan dekat atau calon pelanggan, jangan sampai kita menggunakan emoji ya rekan pembaca. Emoji memberikan kesan informal atau main-main.
Juga pastikan bahwa kita menggunakan huruf kapital yang tepat. Penggunaan huruf kapital yang terlalu banyak dan sering menandakan bahwa kita seolah-olah berteriak. Wah, tentu saja ini akan menyinggung si penerima. Jadi, periksa kembali penggunaan huruf kapital pada email yang kita buat.
3. Jaga agar email tetap singkat dan jelas.
Kesibukan membuat orang lain tidak mau menghabiskan waktu berjam-jam untuk membaca email . Agar tidak mengganggu kesibukan orang lain, pastikan kita mengirimkan email yang ringkas, jelas dan mudah dipahami. Pastikan juga tidak ada informasi yang tertinggal sehingga Anda tidak perlu mengirim email lagi secara terpisah. Dengan begitu, penerima dapat membaca dan memahami email yang dikirim dengan jelas tanpa harus membuang waktu untuk memahami isi email tersebut.
4. Hindari penggunaan kata yang disingkat.
Bahkan jika kita ingin menghemat waktu, hindari menggunakan kata-kata yang disingkat saat mengirim email tentang kehidupan profesional. Singkatan kata hanya diperbolehkan ketika kita mengirim email ke teman, misalnya menyingkat kata “aku” menjadi “sy” atau kata “yang” menjadi “yang satu”. Jadi, jangan sampai kita menyingkat kata saat berkirim email dalam hubungan profesional. Namun, jika penerima adalah klien yang sudah sangat dekat dan dekat dengan kita, menggunakan kata singkatan boleh saja.
5. Gunakan alamat email yang digunakan dalam urusan profesional.
Gunakan email kantor jika akan berhubungan dengan urusan bisnis dan jangan gunakan email untuk mengirim hal-hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, misalnya saat kita ingin melamar pekerjaan di tempat lain. Gunakan alamat email pribadi jika Anda ingin melamar pekerjaan di tempat lain . Pastikan bahwa kita memiliki dua alamat email, satu alamat email yang digunakan untuk kehidupan profesional dan satu alamat email untuk penggunaan pribadi. Pastikan juga kita menggunakan nama yang jelas dan bukan nama yang menunjukkan ketidakprofesionalan kita, rekan pembaca.
6. Perhatikan ejaan dan tata bahasa yang digunakan.
Sesibuk apapun kita, spelling dan grammar adalah hal yang tidak boleh diabaikan. Ejaan dan tata bahasa sangat penting dalam menulis email. Pastikan bahwa kita telah menggunakan pilihan kata yang tepat, ejaan yang benar (khusus penulisan nama orang atau perusahaan) dan tata bahasa yang benar. Tidak boleh ada kesalahan ketik di dalamnya, ya. Tentu kita tidak ingin dicap sebagai orang yang tidak profesional hanya karena ada kesalahan ejaan dalam email yang dikirim, bukan? Jadi, pastikan kita melakukan pengecekan ulang sebelum email terkirim.
Itulah 6 aturan menulis email di tempat kerja. Etika menulis email di tempat kerja seringkali kurang diperhatikan. Etika penulisan email ini berpengaruh pada kehidupan profesional yang kita miliki. Jika Anda tidak memperhatikan etika menulis email, Anda akan dianggap sebagai orang yang tidak profesional. Pastikan juga rekan pembaca selalu memperhatikan 6 aturan ini.