Setiap pimpinan pasti menginginkan agar rapat kerja berjalan dengan efektif dan lancar , namun pimpinan juga harus memutar otak untuk dapat menyelenggarakan rapat kerja yang kondusif, walaupun peserta rapat berasal dari latar belakang yang berbeda.
Nah pada artikel kali ini, kita akan membahas bagaimana agar rapat kerja lebih inklusif dan berjalan lancar, tanpa hambar atau kaku. Berdasarkan website Ide Ted, ada 4 hal utama yang bisa kita lakukan dalam rapat kerja agar bisa mendapatkan rapat kerja yang nyaman dan akrab. Padahal peserta pertemuan berasal dari suku dan bangsa yang sangat berbeda. Mari kita simak penjelasan berikut.
Langkah 1: Coba Tanya Forum, “Siapa yang Berbicara di Rapat?”
Dalam rapat kerja yang terdiri dari peserta dengan latar belakang berbeda, setiap orang pasti ingin menjadi seseorang yang menonjol atau dikenal oleh pimpinannya. Kondisi ini membuat semua orang ingin banyak bicara dalam rapat kerja. Sayangnya, jika semua orang ingin berbicara, rapat kerja tidak akan berjalan efektif . Jadi rapat kerja yang kita selenggarakan perlu dipimpin oleh seseorang yang akan bertanggung jawab atas kelancaran rapat kerja.
Oleh karena itu, pimpinan perusahaan memegang peranan yang sangat penting dalam hal ini. Pimpinan perusahaan perlu membagi tanggung jawab secara merata, yang nantinya setiap orang akan merasakan posisi dan peran yang berbeda juga pada rapat kerja berikutnya.
Sebelum rapat kerja dimulai, coba ajukan pertanyaan utama “siapa yang akan berbicara di rapat?” Artinya, orang yang terpilih akan membantu pimpinan perusahaan menjadi pimpinan rapat untuk sementara.
Setelah mengetahui siapa pemimpin rapat, kita dapat mengajukan pertanyaan kecil lainnya seperti, “Siapa yang akan menghitung timer?” dan Siapa yang akan menulis risalah? “ Cobalah untuk memiliki penanggung jawab yang berbeda pada setiap rapat kerja yang diadakan.
Langkah 2: Pemimpin Perusahaan perlu memperhatikan “Siapa yang duduk di sebelah siapa?”
Meski mayoritas peserta rapat mungkin ingin menonjol dari yang lain, tentu ada beberapa peserta yang tidak berani ‘menunjukkan taringnya’. Dengan kata lain, mereka adalah karyawan yang pemalu dan tidak terlalu percaya diri dengan aspirasi yang akan mereka sampaikan dalam rapat kerja.
Mungkin mereka berasal dari daerah yang mengajarkan bahwa membantah pendapat orang lain itu tidak baik, atau berbicara di depan umum tidak boleh dengan nada yang keras. Bisa jadi, kan? Apalagi kita berasal dari suku dan budaya yang berbeda. Kita tidak bisa menggeneralisasi bahwa semua orang yang bekerja di Jakarta memiliki karakter, ide, dan keberanian yang sama. Sebaliknya perbedaan ada untuk membuat lingkungan kerja lebih indah.
Untuk membuat situasi ini lebih baik, pemimpin perusahaan harus memainkan perannya dalam hal ini. Pada rapat kerja pertama, perhatikan siapa yang rajin menuliskan informasi penting dalam rapat? Siapa yang suka memberikan aspirasi cerah untuk suatu masalah? Ada yang suka melihat jam di arlojinya saat rapat kerja berlangsung?
Semua karyawan memiliki peran yang sangat penting! Misalnya karyawan yang suka menulis dalam rapat cocok dijadikan notulen, pegawai yang suka menyampaikan aspirasi atau pendapat dalam rapat kerja cocok dijadikan think tank.
Nah, jika di awal pertemuan kita sudah menemukan kemampuan seperti itu, lebih baik menempatkan posisi duduk karyawan pasif untuk duduk di sebelah karyawan aktif. Upaya ini dapat mendorong karyawan yang pemalu dan kurang percaya diri untuk belajar menjadi seperti mereka yang aktif dalam rapat kerja.
Langkah 3: Coba Perhatikan “Siapa yang Selalu Didengarkan?”
Jangan lupa perhatikan karyawan mana yang selalu didengarkan oleh peserta rapat lainnya. Karyawan yang selalu didengarkan oleh orang lain adalah orang yang sangat berpengaruh. Mereka dapat memiliki pengaruh baik atau buruk di lingkungan kerja. Oleh karena itu, pimpinan perusahaan harus mampu mengajak mereka ke dalam budaya kerja yang baik .
Lalu, apa hubungannya dengan keragaman suku bangsa dalam rapat kerja? Ya! biasanya orang berpengaruh dari suatu suku akan menjadi panutan bagi karyawan lain yang berasal dari suku yang sama. Jadi, pemimpin perusahaan harus membawa karyawannya ke etos kerja yang baik agar dapat menjadi contoh yang baik bagi rekan-rekan lainnya.
Langkah 4: Tentukan Siapa yang Berhak Mendapatkan Kredit?
Tidak dapat disangkal bahwa pemberian kredit adalah masalah yang sangat rumit, karena hal ini akan mengakibatkan perselisihan kecil di antara karyawan. Oleh karena itu, sebagai pemimpin perusahaan kita perlu memberikan penghargaan yang tepat kepada orang yang tepat. Tujuannya agar persaingan di antara mereka terjadi secara sehat, meskipun karyawan berasal dari latar belakang yang berbeda.