Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor: Persyaratan Personil Kantor,Manfaat Pelatihan

oleh

hujan adalah proses, metode dan praktek latihan. Berikut beberapa pengertian lain tentang pelatihan, yaitu sebagai berikut:

  1. Pelatihan adalah kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pegawai dan pegawai kantor untuk melaksanakan tugas tertentu.
  2. Pelatihan adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk meningkatkan keahlian, keterampilan dan pengetahuan mental personel atau pegawai kantoran dalam melaksanakan tugasnya.
  3. Berdasarkan instruksi Presiden No. 15 Tahun 1974, Diklat adalah bagian dari pendidikan yang menyangkut proses pembelajaran untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori.

Dari beberapa pengertian pelatihan di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan kemampuan dan keterampilan teknis pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Menurut pendapat Wexley dan Yulk dalam buku Organizational Behavior and Personnel Psychology, Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam mengambil keputusan dan memperluas hubungan antar manusia (Human Relations) bagi pegawai tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial). Maka dengan itu pelatihan dan pengembangan dapat sangat erat kaitannya dengan berbagai upaya yang direncanakan untuk dapat mencapai penguasaan kemampuan, pengetahuan, dan sikap pegawai.

Persyaratan Personil Kantor

Secara umum, persyaratan personel kantor meliputi:

1. Persyaratan Pengetahuan

Pegawai kantoran harus dapat melakukan klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu, dimana berbagai persyaratan pengetahuan biasanya mencakup pengetahuan yang didasarkan pada suatu profesi tertentu.

2. Persyaratan Keterampilan

Seorang pegawai kantoran dimanapun ia ditempatkan harus mampu melaksanakan segala pekerjaan yang diberikan kepada pegawai tersebut dengan baik dan benar.

3. Persyaratan Kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan karakter dan sifat seseorang. Kepribadian seseorang sangat berbeda dengan yang lain tergantung dari karakter dan sifat orang tersebut karena setiap orang memiliki ciri khasnya masing-masing.

Manfaat Pelatihan

Dalam rangka meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan keterampilan pegawai atau pegawai kantor baik yang lama maupun yang baru, maka adanya program pelatihan akan sangat diperlukan dan bermanfaat bagi pegawai. Berikut ini adalah beberapa manfaat dengan pelatihan, antara lain:

  1. Pelatihan dapat meningkatkan kinerja pegawai atau pegawai kantor.
  2. Dengan pelatihan, karyawan dapat berkembang lebih cepat dan lebih baik.
  3. Pelatihan dapat menjadi sarana untuk meningkatkan cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan organisasi dan aktivitas kerja.
  4. Dengan pelatihan, karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensinya.
  5. Pelatihan diharapkan dapat memberikan peningkatan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Artikel terkait: 5 Etika Menerima Tamu di Kantor

Jenis dan Tujuan Pelatihan

Tujuan diadakannya pelatihan bagi karyawan erat kaitannya dengan jenis pelatihan yang ada, yaitu sebagai berikut:

1. Pelatihan Penyegaran

Refressing Traning merupakan pelatihan yang bertujuan untuk melatih karyawan tentang pekerjaan yang telah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

2. Pelatihan Metode Kantor

Office Method Traning merupakan suatu bentuk pelatihan yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang bagaimana melakukan pekerjaan rutin khususnya di bidang kesekretariatan.

3. Pelatihan Administrasi

Pelatihan Administrasi adalah pelatihan yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang cara mempraktekkan beberapa teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantoran.

4. Pelatihan Pengawasan

Supervisory Training adalah pelatihan yang ditujukan untuk membantu instansi dalam membimbing personel, dimana personel diklat ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih pegawai. Peserta juga mendapatkan supervisi dan evaluasi.

Selain memiliki tujuan yang berbeda seperti tersebut di atas, pelatihan pada hakikatnya juga memiliki tujuan yang sama, antara lain sebagai berikut:

  1. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan personel kantor.
  2. Mengembangkan keahlian personel sehingga dapat bekerja secara efisien dan efektif.
  3. Mengubah dan membentuk sikap personel.
  4. Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan karyawan untuk bekerja.
  5. Mempermudah pengawasan terhadap personel.

Berbagai Prinsip Pelatihan

Untuk mencapai target dan tujuan yang ditetapkan oleh pelatihan, pelaksanaannya harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. Prinsip perbedaan individu

Dalam melaksanakan diklat perlu diperhatikan beberapa perbedaan individu peserta diklat. Misalnya perbedaan kemampuan, perbedaan tingkat pendidikan, perbedaan minat, dan perbedaan pengalaman.

2. Prinsip pengembangan karyawan

Dalam pengembangan pegawai, pendidikan dan pelatihan pegawai harus dilakukan dari segi keterampilan, kemampuan dan pengetahuan.

Artikel terkait: Contoh CV / Daftar Riwayat Hidup Lengkap

Komponen Pelatihan dan Pengembangan

Komponen pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut:

  1. Tujuan dan sasaran pelatihan dan pengembangan harus terukur dan jelas.
  2. Materi pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan maksud dan tujuan yang telah ditetapkan.
  3. Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan yang ditentukan.
  4. Metode pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan kemampuan peserta pelatihan.
  5. Pelatih harus memiliki kualifikasi yang memenuhi persyaratan.

Berbagai Prinsip Perencanaan dan Pengembangan Pelatihan

Mc. Gehee (1979), telah merumuskan beberapa prinsip perencanaan dan pengembangan pelatihan, antara lain sebagai berikut:

  1. Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap.
  2. Terdapat amplifier untuk membangkitkan respon positif dari peserta pelatihan.
  3. Menggunakan konsep membentuk (formation) behavior.
  4. Berbagai tahapan tersebut harus sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
  5. Pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan tanggapan terkait dengan berbagai materi pelajaran.

Berbagai Tahapan Pelatihan dan Pengembangan

Beberapa tahapan persiapan pelatihan dan pengembangan antara lain sebagai berikut:

  1. Tetapkan tujuan dan sasaran untuk pelatihan dan pengembangan.
  2. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
  3. Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan yang jelas.
  4. Menetapkan kriteria keberhasilan dan alat ukur yang digunakan.
  5. Eksperimen (mencoba) dan melakukan revisi.
  6. Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan yang ada.

Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

Ada tujuan pelatihan dan pengembangan antar LAN sebagai berikut:

  1. Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja personel.
  2. Meningkatkan penentuan sumber daya manusia (SDM).
  3. Meningkatkan sikap, moral dan moral para personel.
  4. Meningkatkan stimulasi agar personel dapat berprestasi secara maksimal.
  5. Meningkatkan apresiasi jiwa dan ideologi.
  6. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan personel.
  7. Meningkatkan pengembangan personel pegawai.
  8. Menghindari permusuhan.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pelatihan dan pengembangan

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan pelatihan dan pengembangan antara lain sebagai berikut:

  1. Perbedaan setiap karyawan.
  2. Hubungan dengan analisis departemen.
  4. Partispasi aktif.
  5. Seleksi peserta pelatihan.
  6. Metode pelatihan dan pengembangan.

Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan

Berdasarkan Ernest J. Mc Cormick dalam bukunya Industry and Organizational Psychology, kebutuhan akan program pelatihan dan pengembangan adalah bahwa suatu instansi atau organisasi perlu melibatkan sumber daya (karyawan) dalam kegiatan pelatihan, jika itu keputusan terbaik dari manajer.

Pelatihan diharapkan dapat mengubah perilaku karyawan dan dapat mendukung tujuan organisasi, seperti produksi, distribusi barang dan jasa yang lebih efisien, mengurangi biaya operasional dan meningkatkan kualitas karyawan.