Dari semua tanggung jawab di atas, pemimpin rapat memiliki peran yang terkait dengan komunikasi , pelaporan, dan kinerja tim yang kuat. Setiap anggota tim yang bersifat lintas fungsi atau berasal dari departemen lain memiliki kewajiban untuk selalu mengupdate informasi penting kepada departemen lain mengenai kegiatan dan kemajuan yang telah dicapai tim tersebut sejak rapat kerja terakhir berlangsung. Peserta rapat lintas fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencari masukan dari rekan kerja lain yang mungkin tidak dapat hadir dalam rapat kerja. Ya, karena tidak semua karyawan bisa hadir di setiap rapat kerja yang diadakan, bukan?
Dalam hal ini, ketua memiliki tanggung jawab tambahan untuk menjaga keterlibatan manajer senior dan mendapatkan informasi melalui komunikasi dan umpan balik yang efektif. Jika ada satu atau beberapa peserta rapat yang tidak memberikan kinerja yang efektif, maka pimpinan rapat memiliki peran yang kuat untuk meningkatkan teknik kepemimpinannya dalam memimpin rapat kerja .
Seorang pemimpin rapat tidak dapat menjamin bahwa suatu proyek dari keputusan rapat akan berjalan dengan baik dan berhasil, tetapi pemimpin rapat harus memastikan bahwa semua anggota rapat memberikan kontribusi yang maksimal terhadap proyek tersebut.