Tips Menulis Email Profesional sedang dibahas dalam artikel ini. Berikut adalah 6 langkah yang akan membantu saat mengirim pesan penting itu tanpa disalahpahami.
- TULIS EMAIL SINGKAT
Tinggalkan email Anda sesingkat mungkin. email yang panjang adalah cara untuk dua hal terjadi:
- Anda tidak pernah mendapat jawaban karena…
- email Anda tidak akan pernah terbaca.
Kurangi email Anda menjadi apa yang penting . Tentu saja, ini lebih sulit dari yang Anda pikirkan; suatu ketika Abraham Lincoln berkata:
Saya tidak punya waktu untuk menulis surat yang lebih pendek, tetapi saya menulis yang panjang.
- BATAS EMAIL HANYA PADA SATU SUBJEK
Jangan pernah menulis email yang membicarakan berbagai topik. Jika Anda menginginkan jawaban, Anda harus membuatnya menjadi tugas yang mudah bagi orang lain. Jangan membebaninya dengan banyak subjek. Jika Anda memiliki beberapa topik yang tidak terkait untuk dibicarakan, cara terbaik adalah mengirim beberapa email terpisah.
- TULIS EMAIL YANG JELAS
Sangat mudah untuk menafsirkan email dengan cara yang salah. Jadi, pastikan email Anda sejelas, lugas, dan semudah mungkin dipahami. Artinya, seperti yang saya katakan di awal artikel, hindari singkatan, waspadai tata bahasa, dan gunakan koma dengan benar. Ini mungkin terdengar menjengkelkan, tetapi berhati-hati dengan detail ini dapat membuat perbedaan besar (bahkan lebih jika Anda menulis surat kepada atasan Anda!).
Bagian yang sulit adalah memastikan bahwa Anda menjelaskan dengan tepat apa yang Anda pikirkan. Sangat mudah untuk melupakan bahwa pengetahuan yang Anda miliki tidak sama dengan yang dimiliki orang lain. Sebelum menulis email, tempatkan diri Anda pada posisi orang lain – pikirkan cara terbaik untuk menjelaskannya kepada seseorang yang tidak begitu akrab dengan Anda.
- TULIS SUBJECT HANYA SETELAH MENYELESAIKAN E-MAIL
Subjek sering kali tidak disertakan dalam email. Biasanya itu adalah hal pertama yang Anda tulis, bahkan sebelum Anda tahu persis apa yang akan dikatakan pesan itu. Inilah sebabnya mengapa subjek sering tidak jelas atau tidak berguna, seperti “Hai” atau “Selamat pagi!” Tulis pesan untuk mengetahui dengan tepat apa itu, lalu kembali dan tulis subjek email.
CONTOH EMAIL YANG SALAH Eja:
Subjek : Hei! Ingat apa yang kita katakan tempo hari? Saya perlu tahu lebih banyak hal untuk melakukan itu, apa pendapat Anda tentang tempat baru?
Ini adalah email yang buruk. Subjek tidak memberikan indikasi tentang apa yang tertulis. Pesan mengasumsikan bahwa orang lain mengingat apa yang dibicarakan sebelumnya, menggabungkan dua topik yang berbeda dan masih berakhir dengan pertanyaan yang diajukan dengan buruk.
CONTOH Tips Menulis Email Profesional
Mari kita lihat cara untuk meningkatkan pesan ini dengan membuatnya jelas, akurat, dan informatif.
Perihal : Re: Situs baru untuk seminar – tentang apa yang kita bicarakan kemarin tentang perubahan tempat untuk seminar 30 Agustus.
Bisakah Anda memberi tahu saya:
- Nama dan alamat lokasi baru
- Apakah menurut Anda tempat ini cocok untuk 500 orang?
Yang ini jauh lebih baik. Subjek mengingat orang lain tentang apa yang diucapkan dan pesannya mengatakan dengan tepat apa yang dibutuhkannya, dengan jelas dan langsung.
Saya ingin menekankan lagi pentingnya hal ini dalam lingkungan kerja atau bahkan ketika Anda berada di universitas dan berkomunikasi dengan rekan kerja atau guru.
Banyak profesional yang penuh dengan pengetahuan di bidang mereka memiliki masalah komunikasi yang serius karena mereka tidak mendominasi bahasa Portugis – dan ini menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan .
Cara praktis dan cepat untuk menyelesaikan masalah semacam ini adalah berinvestasi pada Anda, dalam pengetahuan Anda – kursus seperti Menulis Bisnis Online adalah rekomendasi yang selalu saya berikan dan yang telah membantu beberapa orang yang telah saya tunjukkan, termasuk menjadi argumen untuk promosi dan kenaikan gaji .
Berinvestasi dalam diri Anda, dalam pengetahuan Anda, akan memungkinkan Anda untuk belajar dan menguasai hal-hal seperti:
- BACA x baca: bagaimana memahami garis di antara teks;
- Kualitas teks: kejelasan, objektivitas dan kohesi;
- Bagaimana menghindari konstruksi ambigu;
- Struktur tekstual: email, laporan, dan jenis lain dari teks bisnis yang diminta;
- Argumentasi dan kesalahan paling umum;
- Koherensi: artikulasi logis dari ide-ide.
Semua ini akan berfungsi untuk menonjolkan Anda di pasar kerja dan membedakan Anda dari orang lain yang tidak memiliki kemampuan menulis.