Pengertian Catatan Elektronik
- Menurut Arsip Australia dalam buku Managing Electronic Record, mendefinisikan arsip elektronik sebagai arsip yang dibuat dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer di dalam dan di antara sistem komputer.
- Wallace berpendapat bahwa file elektronik terdiri dari kumpulan informasi yang direkam dalam bentuk kode yang dapat dibaca dan disimpan di beberapa media sehingga dapat dipulihkan, dibaca, dan digunakan.
- National Archives and Record Administration (NARA) USA mendefinisikan arsip elektronik sebagai arsip yang disimpan dan diproses dalam format tertentu yang hanya dapat diproses dengan komputer.
Arsip elektronik memiliki pola kehidupan yang sama dengan arsip konvensional , mulai dari penciptaan, penyimpanan dan penemuan kembali, pengolahan, pendistribusian, dan penyusutan. Perbedaan antara arsip elektronik dan konvensional adalah kecepatan dan ketepatan dalam pemulihan arsip.
Kelebihan dan Kekurangan Arsip Elektronik
Teknologi hadir untuk memberikan kemudahan, termasuk kemudahan dalam melakukan pekerjaan kantor. Kemudahan ini diharapkan dapat membuat pekerjaan kantor menjadi lebih baik. Berikut ini kelebihan pengelolaan arsip elektronik jika dibandingkan dengan arsip konvensional:
- Proses penemuan dan penyajian dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap. Lengkap artinya segala sesuatu yang dibutuhkan dapat diperoleh tanpa ada yang terlewatkan.
- Distribusi atau penyebaran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan sekaligus oleh semua pihak.
- Penyimpanan informasi terpusat sehingga tidak terjadi duplikasi informasi.
- Akurasi penyimpanan tingkat tinggi.
- Penghematan kertas dan ruang karena arsip disimpan dalam bentuk digital.
- Pengindeksan fleksibel dan dapat dimodifikasi sesuai dengan pengembangan prosedur.
Sedangkan kelemahan dalam pengelolaan arsip elektronik adalah sebagai berikut:
- Biaya pengadaan sistem relatif mahal. Meskipun pengadaan sistem ini dapat dijadikan sebagai investasi dalam organisasi.
- Kemungkinan manipulasi atau perubahan informasi
- Ketergantungan pada software dan hardware yang selalu berkembang.
- Ketahanan media fisik yang terbatas dalam penyimpanan arsip elektronik.
- Kesulitan dalam berbagi file jika formatnya berbeda atau karena masalah ketersediaan jaringan.
- Kemungkinan kerusakan file tanpa indikasi apapun, seperti server yang diserang virus komputer atau kesalahan pribadi yang secara tidak sengaja menghapus file secara permanen.
Kemudahan Pengelolaan Arsip Elektronik
Keuntungan yang jelas dari tidak adanya arsip elektronik adalah kemudahan yang ditawarkan dalam mengelola arsip. Adapun fasilitas yang dapat dirasakan saat menggunakan arsip elektronik menurut Sugiarto adalah sebagai berikut:
- Mudah dioperasikan
Pada komputer terdapat program-program yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Konsep ini biasa disebut dengan Human Computer Interactive. Misalnya jika kita ingin mencetak dokumen maka tinggal tekan icon print (pastikan komputer sudah terhubung dengan printer), untuk menyimpan dokumen cukup tekan icon Save atau Save As, dan seterusnya.
Artikel terkait: Pengertian dan 3 Jenis Dokumen
- Penampilan yang menarik
Komputer mampu memberikan tampilan yang menarik ditambah lagi pengguna dapat melakukan kustomisasi sehingga pengguna dapat mengatur tampilan desktop sesuai keinginan.
- Fasilitas pencarian dokumen
Komputer dapat menemukan dokumen dengan waktu yang singkat. Pengguna cukup mengetikkan kata kunci (Keywords) pada tab pencarian dan tidak butuh waktu lama bagi komputer untuk menemukan file dengan kata kunci tersebut. Berbeda dengan arsip konvensional yang mengharuskan kita mencari file satu per satu.
- Merekam lokasi fisik dokumen
Pengguna diberikan kemudahan untuk mencari lokasi penempatan dokumen hard copy yang diinginkan. Pengguna dapat mengetahui lokasi gedung, gedung, ruangan, lemari tempat arsip disimpan.
- Fasilitas gambar dan suara
Penggunaan pemindai memungkinkan pengguna untuk mentransfer file fisik ke komputer dalam bentuk visual, ditambah dengan fitur peningkatan kualitas gambar, seperti penajaman, pencerahan, dan sebagainya.
- Keamanan data
Pada komputer memungkinkan jaminan keamanan dengan menggunakan user ID dan password, sehingga hanya orang yang berkepentingan atau yang mengetahui ID dan password yang dapat mengakses arsip. Penyimpanan arsip multipel menggunakan CD atau DVD juga dapat meningkatkan keamanan arsip dan sebagai cadangan jika file arsip di komputer diserang virus atau terhapus.
- Retensi otomatis
Pengarsipan dengan komputer memungkinkan pemeriksaan penyimpanan dokumen otomatis. Jika ada dokumen yang kadaluarsa akan diberikan peringatan untuk ditindaklanjuti oleh pengguna, apakah file tersebut dimusnahkan atau didokumentasikan dalam dokumen pasif. Dokumen pasif berarti doumen dinonaktifkan dan disertakan dalam penyimpanan eksternal, dan dapat diaktifkan kembali jika perlu.
- Laporan kondisi arsip
Arsip elektronik memudahkan penyusunan laporan kearsipan yang dibutuhkan oleh manajemen. Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai dengan format dan isi yang ditentukan pengguna, seperti laporan arsip berdasarkan pengirim, berdasarkan klasifikasi, dan sebagainya.
- Dapat terhubung ke jaringan komputer
Pengguna dapat menghubungkan sistem arsip dengan sistem glocal dan Wide Area Network. Dengan menghubungkan sistem ke jaringan, memungkinkan pengguna untuk menggunakan sistem secara multiguna.
- Memungkinkan fasilitas OCR
Fasilitas OCR merupakan fasilitas yang dapat memudahkan pengguna untuk mengolah suatu dokumen tanpa harus mengetik ulang dokumen tersebut. komputer dapat mengirim dokumen ke tujuan tertentu sesuai keinginan dengan cepat dan mudah dengan menggunakan layanan email atau fax.
Media Penyimpanan Arsip Elektronik
Dalam memilih media penyimpanan, harus dikenali jenis media yang tepat dan pastikan untuk memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penyimpanan Anda. Beberapa media yang dapat digunakan untuk penyimpanan data dan informasi adalah sebagai berikut:
- Pita magnetik, media penyimpanan yang terbuat dari bahan magnetik dengan lapisan plastik tipis. Pita magnetik dapat dibagi menjadi dua, yaitu pita gulungan dan pita kartrid. Reel tape adalah pita magnetik yang digulung dalam wadah melingkar sedangkan pita cartridge berupa pita audio video.
- Disk magnetik, media penyimpanan disk. Ada dua jenis disk magnetik yaitu hard disk yang merupakan disk permanen dan floppy disk yang merupakan disk fleksibel.
- Disk optik, piringan yang dapat menampung 100 atau bahkan 1000 kali lebih banyak data daripada disket. Contoh cakram optik adalah CD, DVD, Blue Ray.
- USB Flash Disk, alat penyimpan data yang digunakan dengan cara menghubungkan Flash Disk ke port USB di komputer atau laptop.
- Kartu memori, jenis penyimpanan seperti plastik kecil yang biasa digunakan pada kamera digital, ponsel, camcorder. Ada beberapa jenis kartu memori antara lain MMC, smart card, SD card, mini secure digital, memory stick, dan memory stick duo.
Artikel terkait: 26 Jenis Surat Dinas dan Ciri-cirinya
Perangkat yang Digunakan
Dalam menggunakan arsip elektronik, kita membutuhkan alat yang disebut perangkat keras dan perangkat lunak. Kedua hal ini penting dalam implementasi sistem pengarsipan elektronik, sehingga harus ditentukan dan dianalisis perangkat keras dan perangkat lunak apa yang akan digunakan dalam sistem keamanan.
- Pemilihan perangkat keras
Beberapa kategori yang perlu diperhatikan dalam pemilihan perangkat keras adalah sebagai berikut:
- Kemampuan perangkat keras, meliputi kemudahan input, kecepatan proses, kapasitas penyimpanan, kualitas output.
- Keandalan perangkat keras, terkait dengan tingkat atau frekuensi kegagalan teknis.
- Biaya, harus memperhitungkan harga beli, biaya pemasangan dan pemeliharaan, serta biaya operasional (upah dan penggunaan).
- Fleksibilitas dan kompatibilitas, perangkat yang dipilih harus kompatibel saat terhubung dengan perangkat lain agar tidak membatasi gerak arsip dan mempersulit kegiatan pengarsipan.
- Analisis pemilihan perangkat lunak
Tujuan dari analisis perangkat lunak yang akan digunakan pada sistem arsip elektronik adalah agar dapat memilih sesuai dengan sistem dan dengan mudah mengoperasikannya. Untuk mendapatkan perangkat lunak, kita memilih salah satu item berikut:
- Beli perangkat lunak yang telah ditulis atau dibuat oleh perusahaan perangkat lunak. Cara ini memang praktis namun memakan biaya yang cukup banyak karena harga softwarenya masih mahal.
- Sewa program aplikasi dengan internet. Layanan penyimpanan data atau dokumen secara online dapat digunakan untuk arsip elektronik, selain tidak memakan banyak biaya penggunaan, hal ini dapat mempermudah akses penyimpanan dan pengambilan dokumen serta tidak perlu khawatir akan virus yang mungkin menyerang komputer.
- Buat dan kembangkan sendiri program aplikasi baru yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. kelebihan sistem ini jelas memudahkan perkantoran karena programnya sudah disesuaikan dengan kebutuhan sedangkan kekurangannya program ini harus dikerjakan oleh ahli arsip dan pemograman komputer.
- Kontrol Keamanan
Pengendalian keamanan sistem fisik bertujuan untuk menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen. Kontrol ini dapat dilakukan dengan mengatur kondisi berikut:
- Memberikan batasan akses ke sistem (hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses sistem)
- Mengatur suhu ruangan komputer untuk menghindari panas yang berlebihan, kelembaban, kebakaran, dan bahaya lain yang mungkin terjadi.
- Backup file-file penting diperlukan untuk mengantisipasi kerusakan pada file aslinya.
- Perlindungan asuransi untuk komponen sistem diperlukan jika memungkinkan. Dengan proteksi ini, kelangsungan pengoperasian sistem tetap dapat berjalan meskipun terjadi bencana tertentu. Ini karena asuransi telah menjamin atau mengganti komponen perangkat yang rusak