Komunikasi administratif adalah fungsi yang melaluinya proses administrasi disiapkan, dikendalikan, ditegakkan, dan dibenarkan. Secara umum, ini mencakup semua layanan komunikasi dalam area tanggung jawab administrasi publik. Setiap bisnis memiliki infrastruktur komunikasi yang tidak hanya memungkinkan transmisi email, dan akses ke jaringan internal, administrasi bisnis menyampaikan informasi dalam masyarakat, bersama dengan media, membangun kepercayaan, mengamankan legitimasi organisasi dan mempromosikan pembentukan opini dan partisipasi politik.
Administrasi organisasi mana pun dapat dicapai hanya melalui komunikasi. Oleh karena itu, efektivitas administrasi dalam suatu organisasi merupakan ukuran terbaik dari efektivitas administrasi organisasi itu. Komunikasi yang buruk, administrasi yang buruk. Komunikasi yang efektif dan efisien, administrasi yang efektif dan efisien.
Pentingnya Komunikasi Dalam Administrasi Dan Bisnis
Sebagian besar administrator di sebagian besar organisasi bisnis dan industri menghabiskan setidaknya 75 persen waktu mereka untuk berkomunikasi, dan tidak jarang sebanyak 95 persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi dengan orang lain dan dikomunikasikan.1 Kita dapat dengan aman menyimpulkan dari angka-angka ini bahwa setiap peningkatan dalam kemampuan administrator untuk berkomunikasi sebenarnya akan menjadi peningkatan kemampuannya untuk administrasi. Kemampuan untuk berkomunikasi adalah yang paling sering digunakan, dan yang paling berguna – oleh karena itu yang paling berharga – kemampuan yang dapat dilakukan oleh setiap administrator dalam pekerjaannya.
Jelas, keberhasilan sebagai administrator tergantung pada kemampuan seseorang untuk berkomunikasi dengan sukses dengan diri sendiri dan dengan orang lain. Fakta ini tidak berarti bahwa seorang administrator harus menjadi seorang penulis yang dipoles atau pembicara yang dipoles. Kita mungkin mengartikannya hanya bahwa dia dapat memahami orang lain, dan mereka adalah dia. Jacques Barzun mengatakan bahwa “berkomunikasi hanya dapat berarti menyampaikan pikiran atau perasaan dengan akurasi yang masuk akal.” Konsep umum komunikasi inilah yang akan kita gunakan dalam buku ini. Masalahnya, kemudian, adalah: Bagaimana seorang administrator dapat mengirimkan pikiran atau perasaannya dengan akurasi yang wajar?.
Para penyelidik memang telah melaporkan bahwa kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang lain adalah satu-satunya kemampuan yang paling penting untuk sukses dalam setiap usaha yang melibatkan orang lain. Tanpa kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang lain di dunia kita saat ini, peluang sukses seseorang sebagai administrator sangat terbatas.ide dalam menulis dan berbicara…. kesuksesan Anda tergantung pada menjangkau orang lain melalui kata-kata lisan atau tertulis.
Segera setelah Anda naik satu langkah dari bawah, keefektifan Anda bergantung pada kemampuan Anda untuk menjangkau orang lain melalui kata-kata lisan dan tertulis…. Kemampuan untuk mengekspresikan diri ini mungkin yang paling penting dari semua keterampilan yang dimiliki seorang pria.Komunikasi adalah cara manajemen menyelesaikan pekerjaannya. Ada sedikit risiko penyederhanaan yang berlebihan dalam mengatakan bahwa manajer yang baik adalah komunikator yang baik; Manajer yang buruk biasanya sebaliknya.Tidak peduli seberapa bervariasi aktivitasnya atau seberapa khusus beberapa keterampilan yang terlibat, pada analisis akhir tugas setiap eksekutif atau supervisor adalah komunikasi.
Tentu saja, salah satu keterbatasan yang paling penting, serta salah satu kesulitan yang sangat penting dari eksekutif cararn, adalah ketidakmampuan secara memadai secara tertulis atau dalam konferensi… memiliki pemahaman.Kemampuan administrator untuk berfungsi secara efektif – untuk berpikir dan menalar dan memberikan penilaian, untuk memahami dan membedakan dan mengevaluasi – semuanya dibatasi atau difasilitasi oleh apa yang dia ketahui, oleh apa yang telah dikomunikasikan kepadanya., orang mengenalnya hanya dengan apa yang dia komunikasikan kepada mereka.
Kemampuan bawahannya untuk berfungsi secara efektif sangat bergantung pada apa dan bagaimana dia berkomunikasi dengan mereka. Teman, rekan, pelanggan, pemasok, bos, bawahan, semua mengenalnya dan menilai dia berdasarkan apa yang dia komunikasikan, dan bagaimana dia berkomunikasi dengan kita. Kita harus menjual sesuatu, meyakinkan seseorang tentang sesuatu, mengungkapkan perasaan kita, membujuk seseorang untuk melakukan sesuatu, bertukar ide atau gagasan tentang sesuatu, menyampaikan makna, mengesankan seseorang, atau mencapai salah satu dari ribuan tujuan pribadi dan profesional dengan komunikasi kita.
Tidak peduli mengapa kita berkomunikasi, hasil komunikasi kita biasanya penting bagi kita. Fakta ini berlaku untuk administrator seperti halnya untuk bayi yang rewel untuk isyaratnya: kita harus didengar dan dipahami, dan komunikasi kita harus ditindaklanjuti dengan tepat. Agar berhasil dalam hal ini, kita harus mendengarkan, memahami, dan bertindak secara efektif atas komunikasi yang ditujukan kepada kita. Di mana bagi bayi yang lapar masalah kelangsungan hidup biologis, mungkin bagi administrator masalah kelangsungan hidup profesional atau bisnis.
Sebagian besar waktu komunikasi administrator mengambil bentuk berbicara dengan orang lain; banyak dihabiskan untuk mendengarkan orang lain. Sebagian waktu komunikasinya dihabiskan untuk membaca apa yang dikatakan orang lain. Semakin banyak komunikasi administrator dengan orang lain harus ditulis.
Administrator saat ini harus mengomunikasikan ide-idenya, persyaratannya, keputusannya, sarannya, penilaiannya, dan pertanyaannya kepada atasannya, kepada bawahannya, kepada pelanggan, dan kepada rekan bisnis. Untuk melakukannya secara efektif, ia juga harus menerima ribuan jenis informasi dari orang yang sama ini. Dia harus mampu mengevaluasi apa yang dia terima dan mengevaluasi apa yang dia transmisikan.
Seorang administrator, kemudian, dalam arti tertentu, penangan data. Dia menyerap jenis dan jumlah data (informasi) tertentu dari banyak sumber, mengoperasikan data ini dalam pikirannya sendiri, dan mengirimkan jenis data tertentu lainnya ke banyak penerima.Komunikasi adalah subjek yang sangat kompleks. Dan dalam aspek praktisnya, yang kita minati, ini adalah salah satu yang luar biasa besarnya.